BPM : Dématérialisation et conformité réglementaire

La gestion de la Qualité, Sécurité, Environnement (QSE) est conditionnée par le respect de la réglementation exigée par les normes ISO 9001, 14001 et OHSAS afin de garantir la conformité des produits et répondre aux exigences des clients. Pour ce faire, une gestion documentaire impeccable et l’optimisation des différents processus s’imposent. Le directeur qualité est aussi confronté à diverses problématiques dont la gestion des non-conformités dans une perspective d’amélioration continue.

Gestion documentaire

Les entreprises font face à des contrôles qualité pointus. En effet, les audits relèvent généralement des difficultés telles que la connaissance et le suivi des textes et des exigences qui y sont associées, le lieu de stockage de ces derniers et surtout la gestion de ces documents critiques pour le département. Comment répondre à ces problématiques ?

Grâce à la Gestion Electronique de Documents, il est possible de gérer tous les documents qualité (Manuel de qualité, procédures…) à travers la gestion des versions et révisions de documents, la diffusion avec accusé de réception auprès des collaborateurs, la gestion de la délégation ou en encore la relance en cas de retard.

Grâce à l’informatisation de la gestion documentaire, une traçabilité est assurée sur tous les changements d’état ou création de nouvelles versions des documents. Vous avez ainsi un historique de toutes les actions effectuées par votre département. Vous recevez aussi toutes les informations en temps réel ce qui vous permet d’être réactif et de mener des actions correctives. Enfin, des indicateurs sont générés automatiquement afin de faciliter la prise de décision et le pilotage de votre activité.

dematerialisation et conformité

Gestion des exigences

La gestion QSE ne peut en aucun cas être gérée si les exigences réglementaires ne sont pas maîtrisées et respectées. Ainsi, plusieurs aspects doivent être pris en considération comme les exigences des clients, les contraintes des fournisseurs… C’est pour cette raison que la mise en place d’un processus fiable de gestion des textes et des exigences associées est d’une grande importance.

Effectivement, la mise en place de solutions dédiées va permettre de prendre en considération l’ensemble des textes et des exigences réglementaires, d’évaluer leurs impacts sur l’entreprise et d’agir en l’occurrence et de publier un référentiel de l’ensemble de ces textes. Ci-dessous un schéma qui présente ce processus en détail :

Schéma exigences

Un expert saisi l’exigence directement ou via une importation de données issues d’une veille externe. Il est aussi possible de créer d’autres exigences (exigences clients, exigences de groupe….

 Ensuite, un responsable d’évaluation vérifie l’applicabilité de cette exigence. En effet, le texte peut s’avérer « non applicable ». Dans ce cas, il est possible d’indiquer à quelle échéance il faudra le réanalyser.  Cette étape va également permettre de vérifier la conformité de l’organisation à l’exigence et de mettre en place des plans d’actions de mise en conformité.

Si la norme est applicable, elle sera diffusée et peut être réévaluée périodiquement pour vérifier sa conformité.

Le management de la Qualité, Sécurité, Environnement représente un véritable enjeu pour les entreprises. Afin de gagner en productivité et en compétitivité, il est important de répondre aux exigences réglementaires et d’assurer la conformité des produits.