Les avantages de la dématérialisation : pourquoi il est vraiment temps d’y aller ?
La transformation digitale est sur le devant de la scène depuis maintenant plusieurs années. Nombreuses sont les entreprises à avoir saisi l’intérêt de se digitaliser. La pandémie que nous traversons aura, sans doute, terminé de convaincre les plus réticentes ou réfractaires.
Qui dit transformation numérique, dit dématérialisation. Mais quels sont les avantages de la dématérialisation pour les organisations ? Est-ce vraiment un levier de performance ? Peut-on tout dématérialiser ? Dans quel objectif ?
Nous vous proposons des éléments de réponse dans cet article.
| Qu’est-ce que la dématérialisation | Que peut-on dématérialiser | Les avantages de la dématérialisation | Les points de vigilance |
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Avant d’évoquer les avantages de la dématérialisation, il convient de la définir. Qu’entend-on exactement par dématérialisation ?
Le Robert définit la dématérialisation comme l’ « action de rendre immatériel » ou encore comme la « suppression du support matériel ». Pour cette seconde explication, le dictionnaire propose un exemple concret : « la dématérialisation des dossiers grâce à l’informatique ».
Le Larousse quant à lui, propose la définition suivante : « action de transformer des supports d’information matériels en supports numériques ». On peut y retrouver cet exemple : « dématérialisation des déclarations fiscales, de la musique ». On notera la notion d’information, essentielle dans la vie d’une organisation.
On l’aura compris, dématérialiser, c’est donc, en résumé, rendre des éléments physiques en éléments immatériels, et donc … numériques.
Si l’on devait définir la dématérialisation dans le cadre plus précis de l’entreprise, on pourrait dire que dématérialiser c’est éliminer les éléments d’information stockables qui s’accumulent au cours de la vie d’une entreprise.
Mais quels sont ces éléments stockables ? Que peut-on dématérialiser ?
Que peut-on dématérialiser ?
Quand on pense dématérialisation, souvent, on fait référence à la dématérialisation documentaire. Pourtant, en entreprise, ce terme recouvre d’autres périmètre.
La dématérialisation des documents
Quand on parle de dématérialisation en entreprise, on pense bien entendu immédiatement à la dématérialisation des documents. Et ces derniers sont nombreux ! Devis, factures, courriers, fiches de paies, ordre de missions, dossiers collaborateurs, fiches fournisseurs, bons d’exécution … la liste peut être plus ou moins longue en fonction de la taille ou du secteur sur lequel opère l’entreprise. Elle n’en reste pas moins conséquente dans la plupart des cas.
Aujourd’hui, de nombreux documents sont nativement dématérialisés. C’est-à-dire, qu’ils n’existent plus au format papier. Ils sont créés directement au format numérique. Un mail n’est ni plus ni moins qu’un courrier nativement dématérialisé !
Mais il existe bien entendu encore de nombreux documents physiques en entreprise. A plus forte raison sur le continent africain, où les lois et règlementations tardent à s’aligner avec la digitalisation croissante. Ainsi, même s’il faut reconnaître que cela tend tout de même à évoluer, les documents numériques n’ont pas toujours la même valeur juridique qu’un document dit « original » papier. Cela varie en fonction de la nature du document concerné et de la loi des différents pays.
L’entreprise doit alors composer avec les documents numériques et les documents papiers.
Pour ces derniers, la numérisation offre tout de même de nombreux avantages même si le document physique devra tout de même être conservé.
En résumé, la dématérialisation des documents couvre deux types de documents :
- Les documents nativement dématérialisés
- Les documents physiques numérisés
La dématérialisation des processus
Dématérialiser les documents implique de dématérialiser leur processus de traitement. En effet, un document en entreprise est une information qui transite par différents services, différentes personnes. C’est une information qui est traitée d’une façon ou d’une autre.
Le chemin que prend cette information et les différentes étapes par lesquelles elle passe, constituent son processus de traitement.
Prenons un exemple concret : la facture fournisseur dans une entreprise X.
La facture est réceptionnée par mail ou par courrier. Elle est consultée par la réceptionniste en charge des courriers. Celle-ci la transmet au destinataire de la facture, qui est la personne à l’origine de la commande. Cette dernière vérifie la conformité de la facture par rapport à la prestation réalisée, au montant initialement commandé, etc. Une fois validée, cette facture est transmise au service comptabilité pour l’enregistrement dans les comptes et la préparation du règlement.
Toutes ces étapes constituent, le processus de traitement de cette facture fournisseur.
Dans certaines entreprises, ce processus sera formalisé dans une procédure, dans d’autres organisations ça ne sera pas le cas. Pourtant ce processus de traitement existe bien dans tous les cas. Et il est, au même titre que le document lui-même, « dématérialisable » grâce à des outils dits de « gestion de workflow » ou encore de « BPM » (pour Business Process Management), qui permettront de modéliser ce processus et de le rendre disponible à travers une interface digitale. Si ça n’est pas encore clair, retrouvez l’exemple de la gestion des factures fournisseurs en entreprise en vidéo.
La dématérialisation des services
De même qu’il est possible de dématérialiser les processus, il est possible, et de plus en plus fréquent, de dématérialiser les services offerts à ses clients.
Bien entendu cela ne vaut pas pour tous les types de services ! Il serait bien compliqué de proposer un service de coiffure dématérialisé ! En revanche, proposer un service de prise de rendez-vous en ligne est aujourd’hui une pratique répandue dans de nombreux secteurs.
La dématérialisation des services qui se développe fortement ces dernières années, est celle des services publics qui évite désormais de nombreux déplacements à leurs administrés. Ainsi, par exemple, au Maroc il est aujourd’hui possible de déposer une marque sans se rendre physiquement au service de l’OMPIC (Office Marocain de la Propriété Industrielle et Commerciale). Ou encore, faire une demande de Visa pour la Côte d’Ivoire, est une démarche qui se fait totalement en ligne sans devoir passer par la case ambassade ou consulat.
De même dans le secteur privé, de plus en plus de services sont digitalisés.
Et d’autres sont nés du digital. Preuve en est l’essor du « click & collect » avec la pandémie Covid qui a quelque peu forcé la main à un certains nombres de commerçant qui n’auraient peut-être jamais proposé ce service.
La dématérialisation des produits
Et oui, même si c’est difficilement concevable au premier abord certains produits se prêtent à la dématérialisation !
Par exemple la carte SIM que nous avons tous dans nos téléphones portables et smartphone, est aujourd’hui disponible en format « eSIM ». Une carte SIM virtuelle qui permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités d’une SIM classique : passer des appels, se connecter à internet, envoyer des messages, etc. Activez votre eSim en ligne, et le tour est joué ! Plus de déplacement en boutique pour la récupérer, de carte SIM défectueuse ou à renouveler !
Les avantages de la dématérialisation
La dématérialisation des documents, des processus, des services permet à l’entreprise de bénéficier d’un certain nombre d’avantages.
1. Gagner du temps
Digitaliser les documents, les processus, c’est centraliser l’information et la rendre accessible à tout moment où que l’on soit. Cela représente évidemment un gain de temps non négligeable. Terminées les recherches dans les archives (pour peu qu’elles existent et qu’elles soient organisées !), les armoires, les bannettes ou les classeurs. Si votre démarche de dématérialisation a été bien accompagnée, il vous sera très simple de retrouver rapidement l’information ou le document recherché.
2. Gagner en productivité
Qui dit gain de temps, dit gain d’efficacité. Si la recherche d’une information est simple et rapide, alors cela laisse véritablement le temps à chacun de se concentrer sur les tâches à valeurs ajoutées. En outre, la dématérialisation des processus, va permettre d’automatiser certaines actions ou tâches, libérant ainsi encore plus de temps pour ce qui compte vraiment.
3. Améliorer l’expérience collaborateur
Dématérialiser c’est aussi faciliter le quotidien des équipes. Favoriser une expérience de travail positive à travers des outils fonctionnels et intuitifs, c’est renforcer la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs.
4. Améliorer l’expérience client
Il en est de même côté client. Dématérialiser l’information client, c’est être en capacité de la centraliser, la retrouver facilement… et ainsi apporter des réponses appropriées et dans les meilleurs délais.
5. Innover et se différencier
Dématérialiser certains services ou créer des services nativement dématérialisés, c’est l’occasion de proposer quelque chose de nouveau à vos clients. Si vous êtes parmi les premiers, cela est une occasion en or de faire la différence et de vous distinguer par rapport à vos concurrents.
6. Capitaliser sur la data
Dématérialiser l’information, c’est aussi récolter de la donnée. Si cette donnée est structurée, elle vous permet alors de l’exploiter. Cette dernière devient dans le même temps un véritable capital de l’entreprise sur lequel vous appuyer dans votre développement. Piloter au quotidien, tirer des tendances, identifier des axes d’amélioration … ces données constituent une mine d’or qu’il faut analyser.
Les points de vigilance
Si les avantages de la dématérialisation sont nombreux, il n’y a pas pour autant de formule magique, et il faut rester vigilant sur certains points.
1. Un projet de transformation global
Un projet de dématérialisation, c’est un projet de transformation numérique. Ce dernier doit faire partie intégrante de la stratégie de l’entreprise afin d’en appréhender les différentes dimensions. Comme tout projet, il est important de définir en amont les objectifs de la démarche, les ressources nécessaires, les étapes du projet, etc. En bref, il convient de définir votre feuille de route numérique.
2. Voir à long terme
Il est important d’avoir une vision à long terme. En effet, votre entreprise va se développer ; la solution qui répond à vos besoins d’aujourd’hui, n’y répondra pas nécessairement demain. C’est pourquoi, il est essentiel de s’orienter vers des solutions modulables qui évolueront avec l’organisation. C’est tout l’intérêt de la feuille de route qui prendra en considération cette vision long terme et de croissance potentielle de l’entreprise.
3. Sécuriser les données
La dématérialisation implique des données numériques et donc un endroit pour les stocker. Que vous optiez pour un serveur interne ou pour le cloud, la sécurité de ces informations constitue un enjeu majeur à plusieurs niveaux. Si les solutions de gestion électronique des documents ou de système d’archivage électronique proposent de gérer facilement les niveaux d’accès de chacun aux informations, il faudra en parallèle mettre en place un système de sécurité, permettant la sauvegarde des données ou encore la protection contre des intrusions malveillantes.
4. Se faire accompagner
Un accompagnement par des professionnels du domaine, reste la meilleure option pour appréhender le projet de dématérialisation comme un projet de transformation de l’entreprise, d’en délimiter les contours, les différents échelons et les sujets à la fois connexes mais de premier plan tels que la sécurité.
5. Accompagner le changement
Se faire accompagner est indispensable, mais il faut également garder à l’esprit que le projet de dématérialisation implique de nouvelles pratiques, de nouveaux outils, souvent même, une nouvelle organisation. Tous ces changements doivent être accompagnés en interne afin d’assurer une adoption par tous et ainsi bénéficier pleinement de tous les avantages de la dématérialisation.
Pour résumer, la dématérialisation en entreprise ne se limite pas à scanner des documents. Il s’agit vraiment de digitaliser la chaîne d’information et les différents flux qui la font transiter dans l’entreprise. Dématérialiser c’est transformer son entreprise, ses pratiques, ses habitudes pour gagner en productivité, en performance, en expérience collaborateur et en satisfaction client. C’est aussi levier d’innovation qui peut permettre de faire la différence !
