BPM : Dématérialisation et amélioration de la gestion qualité
La qualité occupe une place de plus en plus importante dans l’entreprise. C’est un domaine clé mis en avant vis-à-vis de la concurrence et garantissant la confiance du client envers les produits et les services de l’entreprise.
Le responsable qualité occupe donc un poste délicat nécessitant une organisation pointue et des processus fluides. Quelles sont donc ses tâches les plus importantes ? C’est ce que nous allons traiter dans ce numéro en plus d’un exemple concret du processus de gestion d’audit dématérialisé.
Tâches phares d’un responsable qualité
Le responsable qualité gère plusieurs sujets qui nécessitent son suivi et sa validation. Il est amené à chapeauter la conception des manuels de procédures, les audits, les actions correctives et surtout assurer une communication efficace.
1. Pilotage de l’activité :
Le responsable qualité est tenu de définir des objectifs et de mettre en place des plans d’action (PDCA) pour pouvoir ensuite les évaluer et réagir en fonction des résultats. Il lui revient de contrôler et de valider toutes les tâches effectuées par les collaborateurs de la qualité. Il est aussi responsable de l’évolution des normes ISO dans son entreprise.
2. Contrôle et audit :
Une fois le plan d’action réalisé et appliqué par les équipes, l’audit qualité intervient afin d’évaluer les résultats, de vérifier l’atteinte des objectifs et surtout de mesurer les écarts. C’est une étape importante qui permet d’apporter par la suite des corrections à partir du rapport d’audit généré.
3. Prévention et actions correctives :
Chaque audit relève des non-conformités ou des dysfonctionnements divers. Le responsable qualité est alors amené à réagir rapidement afin de corriger toutes les erreurs soulevées. Les actions correctives sont d’ailleurs définies par la norme ISO 9001 comme « des mesures prises pour éliminer la cause d’une non-conformité détectée.
4. Communication :
La mise en œuvre des plans d’action et actions correctives nécessite une communication fluide entre les équipes. Dans le domaine de la qualité, il est important de rappeler les bonnes pratiques, de motiver, d’expliquer, de proposer de nouveaux outils… Une communication efficace permet au responsable qualité de diffuser l’information rapidement et en toute simplicité à l’ensemble de son équipe. Ainsi, il n’y a plus besoin de perdre du temps à la recherche de l’information.
Les tâches des responsables qualité ne se limitent pas aux points cités ci-dessus, il y a aussi les tâches de coordination entre les équipes, de suivi quotidien, d’animation de la formation… Afin de se concentrer sur l’essentiel, il est important d’optimiser les processus en mettant en place les bons outils.
Nous vous proposons un exemple de processus qualité dématérialisé.
Exemple du Processus des Gestions d’audit
La dématérialisation des processus qualité permet au responsable qualité de valider aisément, de diffuser mais aussi de rechercher et consulter facilement les différents documents, d’avoir accès à des indicateurs fiables…
La gestion de l’audit est l’un des processus le plus important de la gestion de la qualité. En effet, relever les dysfonctionnements et les anomalies vont permettre d’apporter les corrections nécessaires pour une qualité impeccable répondant aux normes internationales. Retrouvez un exemple de processus de la gestion d’audit dématérialisé :
1. Planification de l’audit
Le responsable de l’audit met en place un planning de l’audit en spécifiant les intervenants, les deadlines, les points à contrôler, les étapes à suivre…
2. Déroulement de l’audit
Chaque auditeur concerné peut alors démarrer l’audit et assurer son suivi.
Une check list préalablement définie leur permettra de vérifier tous les points de contrôle et indiquer tout dysfonctionnement ou non-coformité.
La dématérialisation va permettre aux auditeurs de connaître l’état d’avancement de tous les audits, de valider les points audités et de recevoir des notifications et alertes…
3.A Génération automatique du rapport d’audit
Si tous les points analysés sont conformes, l’automatisation des tâches va permettre de générer automatiquement le rapport d’audit.
Ce dernier doit-être signé par l’auditeur, l’audité et les responsables d’audit et c’est à ce stade où la dématérialisation devient encore plus intéressante. Si les trois intervenants sont munis d’une tablette, ils peuvent le signer électroniquement à n’importe quel moment et n’importe où. Ainsi, il n’y a plus besoin de circuler entre les bureaux et d’attendre que chaque intervenant soit présent physiquement pour signer et ne pas bloquer le processus.
B. Suivi de l’audit
S’il y a des non-conformités relevées, un suivi d’audit est déclenché.
Le responsable peut alors affecter les tâches correctives aux intervenants appropriés.
Il suit simplement le déroulement des actions correctives en consultant, validant… Lors de cette étape, la dématérialisation va permettre de suivre toutes les tâches en temps réel et d’intervenir en cas de besoin. Le rapport d’audit sera également automatiquement généré.
4. Clôture de l’audit
Par la suite, le responsable d’audit peut procéder à la clôture d’audit. Lors de cette phase, la dématérialisation va permettre de garder une traçabilité du processus et de l’ensemble des documents que l’équipe peut consulter à n’importe quel moment.
La dématérialisation des processus va permettre non seulement de faciliter la circulation de l’information et l’automatisation des tâches mais aussi de veiller à la conformité des procédures par rapport aux normes internationales. La qualité est un paramètre important de la satisfaction client en entreprise.
