BPM et ERP : Le couple parfait !
La transformation numérique et la multiplication des différentes technologies amènent les entreprises à entamer des processus de digitalisation qui s’adaptent à leur besoin. En effet, le développement rapide de l’environnement externe à travers les concurrents, les fournisseurs et partenaires poussent les entreprises à repenser leur modèle économique et stratégique afin de suivre le mouvement. Cette tendance de numérisation mondiale touche non seulement les grands comptes mais aussi les PME qui peinent à sortir du lot et à s’imposer sur le marché.
Cette révolution numérique implique un grand chantier de changements divers sur le plan opérationnel, notamment au niveau des systèmes d’information. Effectivement, la transition vers de nouveaux systèmes d’entreprise implique une utilisation importante des systèmes de gestion et des outils de dématérialisation. D’où l’idée de projets impliquant la mise en place de solutions BPM assurant la gestion des processus métier et/ou de solutions ERP permettant la gestion de l’ensemble des processus opérationnels.
Afin d’assurer la circulation des documents, la traçabilité, la productivité, la performance… Les solutions BPM et ERP prennent tout leur sens au sein de l’entreprise. Pourtant, les dirigeants hésitent à les mettre en place puisqu’ils les connaissent souvent mal et se posent plusieurs questions sur leur mode de fonctionnement et leur efficacité. Quelles sont les possibilités offertes par les solutions disponibles sur le marché ? Pour la ou lesquelles opter ? Puis-je les combiner ? Quels sont les bénéfices à travers leur implémentation ? Et bien d’autres problématiques…
Dans ce qui suit nous allons découvrir que ces deux solutions bien que différentes sont complémentaires et répondent à des besoins distincts.
Avant de rentrer dans le vif du sujet, il est important de savoir d’abord ce qu’est un BPM et un ERP à travers des définitions simples et synthétiques.
Acronyme de Business Process Management ou Gestion des Processus Métiers est une solution logicielle regroupant un ensemble de méthodes, de technologies et d’outils et qui consiste à modéliser informatiquement les processus métiers à travers la conception, l’exécution et le pilotage afin d’atteindre la performance.
Solution logicielle qui permet de gérer un ensemble de processus à la fois et qui vise à unifier le système d’information d’une entreprise en intégrant les fonctions de gestion tel que la Gestion des Ressources Humaines, la Gestion Comptable et Financière, la Vente, la Distribution…Ces fonctions sont traitées au niveau d’une Base de Données unique.
Il est vrai que la différence entre le BPM et l’ERP est palpable à travers leur définition mais cela mérite d’aller plus loin pour y voir plus clair.
BPM VS ERP
Votre priorité en tant que dirigeant ou responsable métier est d’atteindre la performance tant recherchée. L’outil BPM entre donc en jeu et permet de modéliser informatiquement vos processus métiers dans le but de faciliter la prise de décision par les managers en ayant une vue d’ensemble sur les processus, l’avancement des différentes tâches ou projets et surtout le suivi des indicateurs clés. En plus, une meilleure communication est assurée entre les collaborateurs d’un même service. Or, cette fois-ci, comment garantir une interaction entre services ?
Souvent chaque département a son propre Système d’Information. Cette façon de faire entraîne plusieurs dysfonctionnements comme les erreurs et les incohérences entre les différents SI, la perte et le plantage informatique au moment de transfert des données. Pour remédier à ces problématiques, l’outil ERP semble être la bonne solution. C’est en effet un logiciel qui permet de gérer et d’assurer une bonne coordination de l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en y intégrant tous les services.
Il est vrai qu’un ERP peut-être assimilé à un outil BPM du point de vue fonctionnalités mais chaque solution a ses propres spécificités. Ainsi, un ERP ne va jamais permettre la conceptualisation des processus métiers propres à l’entreprise. Aussi, une fois arrivée à un certain stade de maturité l’ERP à lui seul ne peut en aucun cas jouer le rôle du BPM. C’est pour cette raison que les entreprises se penchent sur l’éventualité de combiner les deux solutions pour une meilleure performance.
Toutefois, les projets ERP sont complexes et coûteux. C’est pour cette raison que les PME n’ont généralement pas les ressources humaines, techniques et financières nécessaires pour leur déploiement. Dans ce cas, les projets BPM peuvent remplacer aisément les solutions ERP en optimisant la gestion des processus métiers.
BPM et ERP vont-il ensemble ?
Peut-on combiner BPM et ERP ? La question ne se pose même pas. La mise en place des deux solutions est tout à fait possible et même recommandée. Le développement fulgurant de la technologie et des modes de gestion renouvelle les systèmes de l’entreprise.
Les outils BPM et ERP représentent des enjeux stratégiques comme opérationnels pour les managers. Ces derniers peuvent suivre facilement l’état d’avancement des projets en ayant une visibilité sur le traitement des tâches, le respect des deadline, les indicateurs…tout en validant au fur et à mesure et en intervenant en cas d’anomalies.
Véritable levier de productivité, l’association de ces deux outils permettra, en plus de ce qui est cité précédemment, l’optimisation des processus de gestion. De surcroît, le BPM contribue largement à l’amélioration de la flexibilité et de l’efficacité de l’ERP. Bien évidemment, les entreprises de différents secteurs d’activité qui cherchent constamment à améliorer leurs processus l’ont bien compris et se penchent sur la mise en place de ce grand projet.
Pour ce faire, il est important de bien l’étudier et de préparer les équipes aux changements imposés par le nouveau système. L’accompagnement et une formation dédiée s’imposent pour une bonne maîtrise et une utilisation efficace des outils BPM et ERP. De plus, la rigueur et la synergie entre les équipes techniques et les équipes fonctionnelles est primordiale pour la réussite du challenge.
