BPM: les 10 meilleures pratiques pour réussir un projet de dématérialisation
La dématérialisation des processus permet de relever plusieurs défis d’ordre stratégique et organisationnels. Afin de pouvoir atteindre cet objectif, il faut bien entendu réussir le projet de dématérialisation. Pour ce faire, nous vous proposons dix meilleurs pratiques à suivre pour obtenir le résultat escompté.
1. Identifier votre besoin
Avant d’entamer n’importe quel projet de dématérialisation, il est important de prendre du recul et de définir un certain nombre d’objectifs. A partir de cette réflexion découle des besoins spécifiques qu’il va falloir identifier et lister comme par exemple la priorisation des processus à automatiser, la détermination des services impliqués, du nombre d’utilisateurs concerné…
2. Définir le cadre du projet
Il est conseillé de définir un cahier des charges du projet en spécifiant les étapes de dématérialisation, les méthodes et les technologies utilisées, l’intégration au système d’information, le cadre juridique…
3. Commencer petit à petit
Il est préférable de ne pas tout entamer en même temps. Au début, vous pouvez commencer par un ou deux processus pour une phase de test. Ensuite, vous pouvez étendre votre projet de dématérialisation sur l’ensemble des départements de votre organisation. Pour vous accompagner, le choix de votre interlocuteur et de votre solution est une décision à ne pas prendre à la légère.
4. S’organiser en mode projet
Plusieurs intervenants s’impliquent dans le projet de dématérialisation des processus. C’est pour cette raison qu’il est primordial de bien s’organiser en mobilisant l’ensemble des équipes métiers et techniques en accompagnant le changement au sein de l’entreprise notamment à travers la sensibilisation et la formation des collaborateurs.
5. Impliquer les utilisateurs
L’implication des utilisateurs est sans aucun doute l’un des facteurs clés de succès d’un projet de dématérialisation de processus. Afin de mobiliser l’ensemble de l’équipe concernée, il est primordial de communiquer sur l’importance des bénéfices générés par ce changement. Le challenge ici c’est de faire comprendre que ce n’est pas une charge en plus. Au contraire, ce sont de nouveaux outils simples d’utilisation et mis en place dans l’objectif de mieux organiser les tâches quotidiennes.
6. Impliquer la direction
Le porteur du projet de dématérialisation n’est pas forcément un décideur. Afin de pouvoir présenter une proposition aboutie, il est important d’impliquer sa direction en amont pour fixer les objectifs et les enjeux d’un tel projet.
7. Se faire accompagner par des experts
Une fois le cahier de charge rempli, les utilisateurs et la direction impliqués, il est temps de choisir son interlocuteur pour mettre en place la solution logicielle adéquate qui répond à vos besoins. Faites-vous entourer d’experts qui vont vous accompagner et vous livrer des conseils de qualité.
8. Ne pas sous-estimer l’intégration au SI
Chaque entreprise a un système d’information qui lui est propre. C’est pour cette raison que le choix de la solution de dématérialisation repose grandement sur les types d’applications déjà existantes. La question à se poser : Comment ma nouvelle solution de dématérialisation va-t-elle complètement s’intégrer à mon SI ?
9. Choisir une solution pratique
Mettre en place une solution de dématérialisation complexe pour les utilisateurs ne sert strictement à rien. Pour pouvoir réussir le projet, il est important que les outils soient pratiques au niveau opérationnel. Plus la solution est simple à utiliser, plus les collaborateurs s’y adapteront facilement.
10. Quelques conseils en plus
Avoir une vision stratégique claire
Choix de l’équipe pilote du projet
Créer une réelle synergie entre les équipes fonctionnelles et informatiques
Former ses équipes en se faisant accompagner par des experts
Prendre en considération le budget
