Comment détecter votre besoin en GED ?
La GED expliquée d’une manière très simple consiste à gérer avec des outils informatiques les documents physiques et numériques de l’entreprise.
L’objectif est de minimiser au maximum le format papier afin de faciliter la circulation des documents et l’accès à l’information.
Le choix de la solution adéquate joue un rôle important dans la mise en place d’une GED (rapidité de déploiement, interface utilisateur simple et accessible…). Mais avant de chercher l’outil, il faut d’abord détecter vos besoins en GED.
Pourquoi mettre en place une GED ?
C’est sur le plan opérationnel que vous allez en premier lieu ressentir le besoin d’une GED. Certaines situations que vous gérez au quotidien vont vous pousser à soulever certaines problématiques. Nous allons vous exposer quelques-unes que vous allez sûrement reconnaître.
Je perds mes documents
Dans cette situation, vous pouvez vous retrouvez devant deux cas de figure.
Cas N°1 : Les documents sous format papier s’entassent sur votre bureau, vous les rangez rapidement et quand vous les recherchez, vous ne les retrouvez plus.
Cas N°2 : Vous rangez un document numérique dans un sous-dossier et vous oubliez ou encore vous avez l’impression de l’avoir téléchargé et mis dans un dossier. Mais ce n’est malheureusement pas le cas.
Au final, vous avez perdu beaucoup de temps pour rien. Il va falloir rechercher à nouveau l’information ou carrément reproduire le document. Vous avez certainement besoin d’une GED.
Je n’arrive pas toujours à accéder à mes documents
Vous êtes en déplacement et vous avez besoin en urgence d’un document. Vous vous rendez compte que vous ne l’avez pas enregistré sur votre ordinateur. Le seul moyen de le récupérer est d’appeler un collègue s’il a toutefois l’accès pour qu’il vous l’envoie.
Si cette solution n’est pas possible, il va falloir soit s’en passer soit retourné au bureau. Une situation que vous n’aurez clairement pas à gérer avec la GED !
Je croule sous les archives
Les documents physiques commencent à peser. Vous avez commencé avec un placard puis un deuxième et vous en êtes déjà au troisième. A ce rythme, vous vous demandez où vous allez mettre tous ces papiers, l’espace n’est plus suffisant.En vérité, vous n’êtes obligé de garder que les documents que la loi exige d’avoir. Mais vous avez quand même besoin de consulter certaines informations déjà traitées d’où l’importance de la traçabilité. Archiver l’historique et les différentes versions de vos documents devient donc une nécessité difficile à gérer sous format papier.Afin d’optimiser l’espace et d’archiver vos documents sous format numérique, vous avez besoin d’une GED !
Les validations sont de plus en plus compliquées
Un document doit être validé à 3 niveaux ? Vous devez donc l’envoyer par mail à N+1 qui valide et vous le renvoie puis le même processus est appliqué à N+2. Ensuite, c’est à vous de valider et de le faire parvenir au collaborateur qui a sollicité votre validation. Vous êtes perdu ? Imaginez si le document n’est pas validé et que vous deviez faire des modifications et reprendre le même processus.
Le cycle de validation d’un document grâce au BPM devient donc important !
Je gère plusieurs types de documents à la fois
Vous recevez plusieurs courriers à la fois destinés à différents services. Vous devez les trier et faire parvenir chaque courrier au service ou au collaborateur concerné. Avec le volume de documents reçus, cette opération peut vous prendre beaucoup de temps surtout si vous vous trompez.
Dans ce cas, vous avez un besoin urgent d’une plateforme où vous pouvez centraliser tous vos courriers et qui vous permettra d’automatiser vos processus.
Les situations exposées dans cet article ne sont pas exhaustives, le besoin d’une GED peut se manifester à travers plusieurs situations que vous devez gérer au quotidien. Si vous êtes confrontés à ce genre de situations, il est important de penser à mettre en place une solution de GED.
