Dématérialisation et mobilité : comment l’ECM répond aux nouveaux enjeux des entreprises ?
L’adoption de nouveaux modes de travail par les entreprises induit une évolution logique des outils à leur disposition. La mobilité, le télétravail ou encore l’aspect collaboratif donnent lieu à de nouveaux enjeux pour les dirigeants. Loin d’être une simple mutation, la mobilité fait désormais partie intégrante de la stratégie de bons nombres d’entreprises. S’armer des bons outils devient alors indispensable !
Disposer de la bonne information au bon moment
Aujourd’hui, dans un monde qui ne connaît plus de frontière, où tout va très vite, l’entreprise doit être capable de mettre à disposition de son écosystème (aussi bien les collaborateurs, que les clients ou encore les distributeurs par exemple), l’information utile et au bon moment.
Un des leviers permettant de répondre à cet enjeu majeur est la mise en place d’une solution ECM qui va permettre la dématérialisation et la formalisation de tous types de contenu (documents, web, multimédia …) et des flux d’échanges.
La clé de la réussite pour une entreprise aujourd’hui réside dans la centralisation des données et l’accessibilité des informations aux collaborateurs et plus largement l’écosystème, sans limite géographique.
L’information est devenue indispensable, d’autant à l’heure de la mobilité où l’accès à l’information revêt une importance particulière.
Préserver la sécurité et la confidentialité des informations
De nos jours, l’accès à l’information est devenu indispensable. L’outil à l’accès, change en fonction de l’utilisateur (partager des informations diverses et variées dans leur forme), ainsi que de département.
Selon la hiérarchie de l’organisation, la sécurité est indispensable à tout outils ECM, ainsi que pour la confidentialité des documents traités cas par cas et les droits d’accès aux documents peuvent varier.
Si certaines entités ouvrent le corpus documentaire à tout leur personnel, les documents et informations sont généralement cloisonnés par service (ex : compta, RH, contrats & juridique…). Ensuite, il existe très souvent une fonctionnalité pour affiner les droits, document par document.
Une politique de sécurité doit permettre exclusivement le travail de chacun, sans compromettre celui des autres et l’avenir de la structure. Quand une organisation se dote d’un outil ECM, elle doit vérifier le niveau des droits offert, la facilité d’administration de ces droits.
Gagner en productivité grâce à plus de flexibilité et de réactivité
L’ECM offre de réels gains de productivité. S’affranchir du support papier permet de s’assurer de la circulation rapide et instantané de l’information, entre collaborateurs d’une même entreprise, ou bien avec ses clients ou ses partenaires. Mais le développement de la mobilité pour les entreprises ne passe pas uniquement par la dématérialisation de données ou de documents.
L’ECM permet bien plus, car il s’intéresse non seulement aux documents, mais également à d’autres types de contenus. Les processus métiers peuvent eux aussi être allégés, simplifiés et optimisés. Concrètement, automatiser certaines tâches rébarbatives ou chronophages permet de mobiliser les compétences internes d’une entreprise sur des missions à forte valeur ajoutée. A titre d’exemple se consacrer plus activement à la relation client ou au développement de son activité.
Faciliter le travail collaboratif et fluidifier les échanges
Etre mobile tout en restant proche de l’entreprise, ses collègues et ses clients. Un enjeu de taille pour les entreprises ! Les solutions de L’ECM disposent aujourd’hui de fonctionnalités permettant de travailler efficacement à distance : piloter et suivre l’activité de tous les services de son entreprise depuis un tableau de bord et grâce à des indicateurs personnalisés devient simple pour un dirigeant en déplacement.
La validation d’un contenu ou sa modification à distance est quasiment instantané pour un responsable de service, affecté et planifier des tâches, échanger et dialoguer avec ses collaborateurs est facilité pour un chef d’équipe multi-sites. En cela, la ECM apporte beaucoup aux entreprises : gains de performance, d’efficacité, de productivité et, par conséquence, d’économie de temps et d’argent.
Dans ce contexte, les solutions de L’ECM apparaissent clairement comme un outil au service de la mobilité des entreprises, contribuant fortement à leur développement. Elles apportent des réponses concrètes et adaptées, qu’il s’agisse de répondre à des problématiques de dématérialisation de documents et de flux d’échanges, d’optimisation de processus métiers, ou encore de centralisation et de sécurisation des données clés de l’entreprise.
