De la demande des supports Marketing à l’optimisation de la gestion du budget
Ce mois-ci, nous arrivons au terme de notre série dédiée au Marketing. Cette dernière ligne droite traitera de la thématique de la demande de support marketing ainsi que de la gestion du budget, deux aspects d’une grande importance pour tout marketeur.
Quel est le problème ?
La direction Marketing regorge de divers supports comme les bases de données, les supports de communication, ceux du content Marketing ou encore du webmarketing. Une multitude de documents clés dont les collaborateurs ont besoin afin de mener à bien leurs tâches quotidiennes. Comment peut-on les regrouper dans une seule plateforme et assurer une traçabilité ? Comment devrait-on les organiser ? Quelles sont les personnes qui sont censées y avoir accès ? Telles sont les questions que se pose tout directeur Marketing face à cette problématique organisationnelle.
D’autre part, aucun support ou projet Marketing ne peut être réalisé sans budget. Cet aspect stratégique intimement lié aux rouages opérationnels doit être géré d’une manière optimale afin de pouvoir en tirer le maximum de bénéfices. En effet, la logique se veut simple « réaliser plus avec le moins possible » surtout que les restrictions budgétaires représentent une tendance valable pour toutes les structures. Par conséquent, la bonne volonté des marketeurs ne peut être suffisante face aux dépenses qui surplombent les ressources financières. Donc Comment peut-on avoir accès au budget assigné à chaque activité ? Comment exécuter les tâches selon le budget imparti ? Comment être efficace et créer de la valeur avec un budget limité ?
Afin de pouvoir répondre à toutes ces problématiques, il est important de se détacher des méthodes « traditionnels » donnant lieu à des processus complexes et de s’ouvrir sur de nouveaux outils.
Quelle solution ?
Le service Marketing utilise bien plus de supports qu’il n’y paraît. Mais surtout il en réalise pour les autres départements (plaquettes, flyers, carte de visite, présentations commerciales, etc.). C’est pour cette raison qu’il est difficile de les organiser d’une façon optimale sans s’y perdre. Bien entendu, une gestion efficace sous-entend que les supports soient centralisés, à la portée des collaborateurs concernés, faciles à retrouver et surtout dirigeant le manager vers un historique sur lequel il pourrait se baser pour prendre des décisions.
Effectivement, le directeur Marketing est amené à trancher dans le vif quand il s’agit d’un sujet aussi délicat que le Budget. C’est pourquoi, il est nécessaire d’arborer une visibilité par rapport aux diverses tranches dédiées à chaque activité mais aussi par rapport aux dépenses effectuées, en cours ou prévues. Ceci va permettre d’une part de respecter les budgets impartis et d’autre part d’anticiper et de préparer les budgets Marketing selon les priorités du service.
Que ce soit pour faciliter l’accès aux supports Marketing pour l’ensemble des collaborateurs ou pour assurer la gestion du budget d’une façon optimale, le BPM est l’outil qui favorisera l’instauration de processus simples répondant aux différentes exigences.
Quel processus ?
Afin de mieux appréhender le concept, nous vous proposons de visualiser les exemples de processus que vous pouvez mettre en place au niveau de votre service.
Demande de supports Marketing :
Lorsqu’un collaborateur a besoin d’un support, il formule sa demande en précisant le type du support, le nombre de support ou il peut carrément proposer une nouvelle idée de support…Sa demande est directement transmise au manager qui va la valider en un simple clic, s’il considère que cette demande est justifiée.
Le service marketing est alors notifié de la demande. Si le support existe il sera directement livré au demandeur. Si ce n’est pas le cas, alors le support devra être créé et/ou commandé. Le demandeur sera immédiatement notifié et pourra suivre l’évolution de sa demande.
Gestion du budget :
Le BPM est un outil qui va mettre à votre disposition un ensemble d’indicateurs concernant les différentes dépenses telles que les demandes d’achat Marketing. Ces indicateurs permettront d’opérer un suivi quotidien et de recevoir des alertes automatiques en cas de dépassement du budget mis à la disposition du département.
Quels avantages ?
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Traçabilité
Grâce au BPM, les demandeurs peuvent suivre l’évolution de leur demande en se connectant simplement à l’interface.
L’historique des demandes va permettre, non seulement de garder une trace des différentes demandes, mais surtout d’améliorer l’organisation. En effet, en étudiant les demandes et leurs fréquences on pourra anticiper sur les prochaines, définir des périodes et fréquence clés, pour préparer les supports en amont et en quantité suffisante.
Réactivité
Le BPM vous donne l’accès à un ensemble d’indicateurs pertinents concernant votre activité. Aussi, il vous permet de recevoir des alertes automatiques en cas de dépassement du budget par exemple. Ces fonctionnalités permettront au manager d’être réactif et de pouvoir prendre des décisions d’actions correctives en temps réel.
Gain de temps
Une fois le processus mis en place, il n’y aura plus de place à l’incertitude. Vous savez combien de supports faut-il préparer, à quelle fréquence, pour quel service… S’il y a par exemple une demande de 100 plaquettes tous les 2 mois, vous allez gagner du temps en les préparant sans demande préalable. De plus, pour avoir des informations sur le budget vous n’aurez plus besoin d’effectuer des comptes ou de faire appel au service administratif. Tout est sur votre poste de travail ou sur votre mobile consultable 24/24.
