De la GED à la Transformation Numérique
La GED consiste à gérer avec des outils informatiques les documents physiques et numériques de l’entreprise. Elle n’a plus rien de nouveau. Ce qui l’est, c’est sa nécessaire intégration dans un plus vaste chantier, celui de la transformation numérique de l’entreprise. Sous l’effet de cette dernières, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents papier, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître et de sécuriser des informations, des données, des documents qui viennent de sources multiples et qui se présentent dans de multiples formats. Or les entreprises peinent à franchir le pas de la transformation numérique et à comprendre les nouveaux usages qui l’accompagnent.
A l’ère du numérique, la dématérialisation des documents permet d’optimiser le processus de gestion documentaire offrant à l’entreprise une riche mine d’informations prête à l’emploi.
Les étapes de la dématérialisation
1 – Acquisition et intégration des documents :
L’acquisition de documents résulte d’un processus automatique ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique.
L’intégration de documents électroniques : les fichiers bureautiques (doc/odt…), PDF, photos, vidéos… et les documents COLD (Computer Output to Laser Disk : documents générés à partir des données provenant des systèmes d’impression qui traitent et exploitent les documents présents dans les flux d’impression).
2 – OCR et indexation des documents :
OCR (Optical Character Recognition) ou un système de reconnaissance optique des caractères analyse optiquement un texte et en produit une version informatique, sous forme d’un fichier texte, comme s’il avait été tapé sur un ordinateur.
L’indexation des documents : Une fois classés, les documents doivent être indexés en vue de faciliter leur exploitation. L’indexation consiste à déterminer des termes ou expressions qui serviront de clés d’accès pour retrouver le document dans le système de classement.
3 – Cycle de vie d’un document :
Le cycle de vie d’un document numérique décrit le cheminement chronologique d’un document. Voici les 4 étapes du cycle :
4 – Classement :
Le classement des documents est une opération qui consiste à ranger les documents dans un espace informatique accessible aux utilisateurs prévus. Le classement peut être réalisé automatiquement en s’appuyant sur les métadonnées du document ou nécessiter l’intervention d’un agent. La logique de classement déterminée (Alphabétique, numérique, chronologique) sera traduite dans un plan de classement dans l’outil.
5 – Le stockage et sécurité :
– Le stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir un temps d’accès fiable. Si besoin est là, il devra prendre en compte les besoins d’intangibilité mais de disponibilité permanente de certains documents à portée légale (contrat, facture, élément admis comme preuve).
– La sécurité et les droits d’accès, c’est-à-dire la capacité à rendre le document accessible aux personnes autorisées mais également le cryptage, la restriction d’actions sur le contenu et l’occultation de certains champs.
6 – Diffusion et consultation des documents :
La dernière étape identifiée traite du processus de restitution des documents. La diffusion des documents peut se faire via l’internet ou l’intranet. Certains éditeurs de logiciels GED proposent une consultation client léger qui fournit tout ou partie des fonctionnalités de consultation et d’indexation des documents dans un navigateur web. Selon une étude serdaLAB, l’amélioration de l’accès à l’information et le partage des informations sont les principales motivations dans les projets de gestion électronique de documents.
Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents papier, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître et de sécuriser des informations, des données, des documents qui viennent de sources multiples et qui se présentent dans de multiples formats.
En effet le passage à la Gestion Electronique des Documents ne constitue que le premier pas vers la transformation numérique qui consiste à dématérialiser l’ensemble de l’information de l’entreprise.
Ainsi, après s’être « affranchi » du support papier (même si l’on sait qu’aujourd’hui, sur le marché, le support papier reste encore sur le premier plan, notamment à cause d’une législation qui devient de plus en plus obsolète), c’est l’ensemble des processus et cycles de validation qui pourront être dématérialisés.
Toutes ces données deviennent alors accessibles aux collaborateurs ou encore à l’ensemble de l’écosystème (clients, fournisseurs, distributeurs, etc.).
Cette transformation doit bien sûr s’opérer de façon progressive et évoluer avec l’entreprise.
Les avantages de cette transformation sont multiples. Parmi eux, le pilotage proactif de l’organisation grâce à des données à jour en permanence ; une meilleure coordination au travers d’une plateforme permettant un travail collaboratif.
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