Exemples concrets de processus gérés grâce à la GED et au BPM
Comme annoncé dans le dernier Bulletin BPM, nous allons nous pencher dans ce numéro sur la mise en place du projet de Gestion Electronique de Documents (GED) et du Business Process Management (BPM). Des exemples significatifs comme la Gestion de Courriers et la Gestion des Factures vous donneront une idée claire sur l’optimisation de ces processus. Pour avoir plus d’éléments sur la mise en place du projet consultez le Livre Blanc : « Le BPM, l’allié stratégique des directeurs métiers ».
Processus de Gestion de Courrier
Chaque jour, l’entreprise reçoit un grand nombre de courriers destinés aux différents services. Avec une gestion classique des courriers, les collaborateurs étaient confrontés à la perte de certains documents qu’ils passaient beaucoup de temps à chercher. Avec la mise en place d’outils adéquats, il est possible de regrouper et de gérer tout le courrier reçu dans une seule plateforme. En effet, le BPM va permettre de déterminer le « parcours » d’un courrier en fonction de sa nature et des règles en vigueur dans l’entreprise. Si une lettre sera automatiquement transmise à son destinataire, une facture devra être validée et transmise au service concerné, un CV pourrait être transmis directement au service RH…
Etape 1 : Réception du contrat de partenariat
Etape 2 : Numérisation et indexation du contrat de partenariat
Le contrat de partenariat est scanné et passe ainsi du format papier au format numérique exploitable aisément. Ensuite, le contrat sera indexé de manière manuelle ou automatique de façon à organiser le classement et l’accès au document.
Etape 3 : Validation du contrat de partenariat
Une fois l’étape de numérisation effectuée, le contrat va prendre le « parcours » qui a été défini à l’avance. Par exemple il sera diffusé au Directeur Général pour validation. Ce dernier recevra une notification et pourra valider le document.
Etape 4 : Envoi au service partenariat
Le contrat validé est transféré directement au service partenariat pour traitement. Une fois traité, le document, classé dans la GED, est accessible sur le portail aux collaborateurs autorisés. Ces derniers pourront effectuer une recherche par arborescence ou par mot-clé.
Processus de Gestion des Factures Fournisseurs
La gestion des factures fournisseurs est un enjeu pour les entreprises. Comment le BPM va-t-il aider les services concernés à gérer ce type de documents au travers d’un processus type ?
Etape 1 : Réception de la Facture Fournisseur
L’entreprise reçoit quotidiennement des factures fournisseurs à payer par courrier, en main propre ou par e-mail.
Etape 2 : Numérisation et indexation de la Facture Fournisseur
S’il s’agit d’un document physique, il sera dématérialisé avant indexation alors qu’un document numérique sera indexé directement.
Etape 3 : Diffusion de la Facture du Fournisseur
La Facture va suivre le « parcours » décrit en avance et le BPM permet de prendre en compte une multitude de critères qui définira le cycle de validation du document. Par exemple Si le montant de la facture est supérieur à 10 000 DH, la facture devra être validée par la Direction Générale avant le règlement par le service financier. En dessous de ce montant il sera transmis directement à ce dernier.
L’utilisation des outils de GED et de BPM vont permettre aux entreprises de gagner en productivité et en performance en automatisant certaines tâches s’assurant du suivi des procédures en vigueur… De plus, un historique des actions effectuées est disponible assurant une traçabilité de l’ensemble des documents de l’entreprise.
