Digitalisation des achats : Quels changements ?

Le numérique influence tous les domaines de la passation de marchés, qu’ils soient matériels ou immatériels, y compris la fonction des achats. À ce titre, les marchés publics ont un rôle particulier à jouer dans le développement de la transformation numérique, à tel point que nous parlons de marchés publics 4.0.

D’abord, qu’entend-on par “transformation numérique” ?

La transformation numérique est le processus de transition de certains aspects d’une entreprise traditionnelle vers une entreprise numérique, principalement par l’application de la technologie pour innover”.

Les robots, les drones, l’IA (intelligence artificielle), l’IoT (Internet of Things ou Big Data), l’impression 3D et la réalité augmentée sont les principaux domaines numériques qui ont un impact considérable sur le pouvoir d’achat. Leur rôle est de remplacer les humains pour les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.

La clé est d’analyser comment l’automatisation peut influencer positivement l’environnement de l’entreprise, en modifiant l’agilité de réaction d’une entreprise et en changeant de manière significative toute sa proposition de valeur et son organisation globale.

La stratégie d’achat numérique doit viser à créer des synergies en reliant le département des ressources humaines à l’équipe d’achat, dans le but de repenser et de simplifier des processus entiers. Cela permet de mélanger également des employés de différentes générations pour créer un réservoir de ressources de savoir-faire et d’expérience numériques. Cela change toute la culture de l’entreprise et diversifie la façon dont les gens travaillent ensemble.

La numérisation des marchés publics représente l’opportunité de redéfinir la profession et d’atteindre un niveau d’excellence, notamment dans trois domaines :

  • Influencer en créant de la valeur et non en traitant des transactions
  • Engager les parties prenantes avec des processus rapides et simples et une forte connaissance du marché à partir de données structurées ou non structurées
  • Faire passer l’objectif de la technologie d’un rôle de facilitation à un rôle de conseil

Pour réussir, une stratégie d’approvisionnement numérique est nécessaire pour tous les experts en approvisionnement et doit être mise en œuvre de manière intelligente. Les technologies numériques peuvent aider les responsables des achats à renforcer leur collaboration, leur analyse et leur engagement en utilisant un ensemble d’outils tout au long de la chaîne de valeur des achats, y compris la planification, l’approvisionnement, la gestion des contrats, la livraison des commandes, le contrôle des paiements et la gestion des fournisseurs.

Tous les services des marchés publics s’accordent à dire que la numérisation de la profession est désormais à la fois une réalité et une nécessité. Toutefois, de nombreux professionnels s’interrogent sur la meilleure approche à adopter : Une refonte complète des processus ou une numérisation progressive en fonction des priorités.

On fait appel au  modèle “plug-and-play” qui permet de numériser uniquement les processus qui demandent trop de temps ou d’efforts et qui ont donc été signalés comme inefficaces.

Il s’agit d’un projet de grande envergure qui va engendrer une refonte complète car il implique de revoir et d’optimiser chaque processus.

Lorsque l’on demande aux professionnels des achats quelle est la meilleure façon de se lancer dans la numérisation, la tendance est beaucoup plus nette : 81 % d’entre eux pensent que cela doit se faire étape par étape.

L’adoption progressive de technologies pour des processus spécifiques offre de multiples avantages. Cette approche réduit les risques, assure un retour sur investissement rapide et améliore la satisfaction des clients.