Comment fonctionne l’archivage électronique ?
Les documents et plus généralement la gestion de l’information sont le quotidien des entreprises, administrations et autres organismes publics ou privés.
Au Maroc, la gestion des archives est quant à elle encadré par la loi n°69-99. Cette dernière impose notamment aux administrations publiques, collectivités territoriales, entreprises et établissements publics, ainsi que tout organisme privé chargé de mission de service public « d’assurer progressivement la conservation de leurs archives sous format électronique ».
S’il est vrai que – partout dans le monde, avec plus ou moins de disparités – le cadre juridique peine à évoluer aussi rapidement que les évolutions technologiques, il n’en demeure pas moins que la gestion numérique des archives est une préoccupation de plus en plus récurrente au sein des organisations.
Tour d’horizon sur le système d’archivage électronique.
L’archivage électronique qu’est-ce c’est ?
Le Système d’Archivage Électronique, dit « SAE », a pour objectif de conserver des documents au format numérique sur le long terme tout en le préservant de toute altération ou modification non tracée.
Le SAE permet donc de gérer des archives. Il s’agit donc de documents dans leur version finale qui doivent être conservées plus ou moins longtemps en fonction des obligations légales, des besoins de l’organisation.
La vocation d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Le Système d’Archivage Électronique prend en charge des archives, c’est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
Quels sont les objectifs d’un SAE ?
La mise en place d’un système d’archivage électronique permet de répondre à plusieurs objectifs :
- La pérennité des documents : être en mesure de conserver les documents aussi longtemps que nécessaire
- L’intégrité : garantir qu’aucun document n’a été modifié ou pouvoir dire quand il l’a été et pourquoi
- La confidentialité : garantir la sécurité des documents et des accès conformes à ce qui est défini par l’organisation
- La disponibilité : rendre les documents accessibles et faciliter la recherche
- Réversibilité : les documents doivent pouvoir être transférable d’un système à un autre sans altération des données.
Quelle solution choisir ?
Un certain nombre de solutions d’archivage électroniques sont disponibles sur le marché. Afin de faire le bon choix, au-delà de l’expertise du prestataire, identifier précisément vos besoins vous permettra de vous orienter vers la bonne solution.
Pour cela, il faut, entre autres, repartir des objectifs précédemment cités.
- Pérennité : les documents doivent-ils nécessairement être conservé sur le long ou le très long terme ?
- Volume de documents et typologie : quel volume de documents devra être stocké, et quels types de document sont concernés.
- Intégrité : quelles typologies de documents ont une valeur juridique ?
- Confidentialité : quels collaborateurs peuvent accéder à quels documents ?
- Disponibilité : la consultation des archives est-elle nécessaire, régulière ? Les documents doivent-ils être accessible à distance, sur différents types de supports ?
Une fois vos besoins et vos priorités bien identifiés, il sera plus simple d’identifier la ou les solutions d’archivage appropriées.
Et la Gestion Électronique des Documents dans tout ça ?
Et oui, vous l’aurez compris, SAE et GED sont deux systèmes de gestion documentaire différent. En résumé, le SAE permet de gérer les documents dans leur état final. Au contraire, le système de gestion électronique de documents permet la gestion de documents actifs et d’archives courantes.
Dans la réalité, cela est un petit peu plus complexe bien entendu. Bien souvent les deux systèmes vont de pair. Pour faire simple, on pourrait aussi dire que le SAE permet de conserver les documents validés alors que la GED est plutôt orientée gestion quotidienne des contenus numériques.
Voici un petit schéma explicatif :
Les étapes de la mise en place d’un SAE
On peut définir le processus de mise en place d’un système d’archivage électronique en 8 étapes :
Étape 1 | Mise en place d'un comité projet
Un projet SAE va impliquer plusieurs acteurs de l’organisation : Direction, Système d’Information, Juridique, etc. Il est important de constituer un comité projet dès le départ et non simplement un comité de pilotage après avoir choisi le prestataire. Cela permettra d’impliquer efficacement et durablement toutes les parties prenantes dans ce projet.
Étape 2 | Définition du périmètre
Cette étape vise à délimiter le périmètre de votre projet SAE. Quels documents sont concernés, quelles sont les obligations et contraintes juridiques, comment seront gérées les archives physiques, ces dernières sont-elles déjà dématérialisées … Autant de questions indispensables pour cadrer le projet.
Étape 3 | Étude des besoins
Il s’agit ici en travaillant avec le comité projet de d’identifier les besoins et de les hiérarchiser afin de mesurer la faisabilité du projet.
Étape 4 | Rédaction du cahier des charges
Étape indispensable pour formaliser clairement les tenants et aboutissants du projet. Il est important de ne pas omettre le volet organisationnel.
Étape 5 | Choix de la solution
Cette dernière doit bien entendu répondre au cahier des charges élaboré. La solution devra présenter des garanties en matière de pérennité et de sécurité. L’expérience du prestataire en la matière et ses références doivent être scrupuleusement analysées.
Étape 6 | Système pilote
Il est nécessaire de définir un périmètre pilote qui servira à tester la solution SAE avant de la déployer. Par exemple on pourra cibler un service précis ou une typologie de documents.
Étape 7 | Déploiement du SAE
En amont, la sensibilisation et l’implication des collaborateur, l’accompagnement au changement sont indispensable à un déploiement réussi. Les premières phases de déploiement nécessitent un suivi rapproché et un accompagnement des équipes plus poussé.
Étape 8 | Suivi, évaluation et amélioration
Une fois le projet déployé, il est indispensable d’en évaluer régulièrement les résultats. La mise en place d’indicateurs de performance du SAE en amont est fortement recommandé (volume de document archivé, taux d’adoption, etc.
En résumé, comme tout projet de transformation digitale, la mise en place d’un système d’archivage électronique doit être accompagné. Le SAE n’est pas équivalent à un système de GED, mais il peut être pertinent, en fonction des besoins et du contexte, de mener les deux projets de front. Être accompagné par un spécialiste dans le domaine vous permettra d’avancer sereinement dans ce projet.
