Comment fonctionne l’archivage électronique ?
Dernière mise à jour : 27/06/2024
L’archivage électronique est devenu une composante essentielle pour la gestion documentaire des organisations modernes.
Au Maroc, la gestion des archives est encadrée par la loi n°69-99. Cette dernière impose notamment aux administrations publiques, collectivités territoriales, entreprises et établissements publics, ainsi que tout organisme privé chargé de mission de service public « d’assurer progressivement la conservation de leurs archives sous format électronique ».
S’il est vrai que – partout dans le monde, avec plus ou moins de disparités – le cadre juridique peine à évoluer aussi rapidement que les évolutions technologiques, il n’en demeure pas moins que la gestion numérique des archives est une préoccupation de plus en plus récurrente au sein des organisations.
Tour d’horizon sur le système d’archivage électronique.
L’archivage électronique qu’est-ce c’est ?
L’archivage électronique est le processus de stockage de documents numériques dans un système sécurisé. Il garantit la conservation, l’intégrité et l’accessibilité des informations à long terme. Contrairement aux archives papier, les archives électroniques offrent des avantages significatifs tels que la réduction de l’espace physique nécessaire, l’amélioration de l’accès aux documents et une sécurité accrue. Grâce à des technologies avancées de chiffrement et de gestion des accès, l’archivage électronique assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier les documents stockés.
Le Système d’Archivage Électronique (SAE) est une solution logicielle dédiée à la gestion des archives numériques. Il permet de centraliser, d’organiser et de sécuriser les documents électroniques. Le SAE intègre des fonctionnalités telles que l’indexation, la recherche avancée, et la gestion des permissions. Il respecte des normes strictes pour garantir l’authenticité et la pérennité des documents archivés, répondant ainsi aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation de données.
Quels sont les objectifs d’un SAE ?
Un Système d’Archivage Électronique (SAE) répond a plusieurs objectifs majeurs en matière de gestion documentaire :
- Conservation à long terme : assurer la préservation des documents numériques sur des périodes prolongées, en garantissant leur intégrité et leur authenticité.
- Sécurisation des données : protéger les documents contre les accès non autorisés, les altérations et les pertes grâce à des mesures de sécurité avancées comme le chiffrement et la gestion des droits d’accès.
- Accès rapide et efficace : faciliter la recherche et la récupération des documents archivés grâce à des outils d’indexation et de recherche performants.
- Conformité réglementaire : respecter les obligations légales et réglementaires en matière de conservation des documents, notamment les durées de conservation et les normes de sécurité.
- Optimisation de l’espace : réduire les besoins en espace de stockage physique en dématérialisant les archives.
- Efficacité opérationnelle : améliorer les processus internes en simplifiant l’accès aux documents et en réduisant le temps de recherche et de gestion.
En répondant à ces objectifs, le SAE devient un outil indispensable pour les entreprises souhaitant gérer efficacement leurs archives numériques tout en assurant leur sécurité et leur conformité.
Quelle solution choisir ?
Faire le bon choix de Système d’Archivage Électronique est crucial pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Voici quelques critères à considérer lors de la sélection :
- Sécurité des données : la solution doit offrir des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement, l’authentification multi-facteurs et la gestion des accès.
- Scalabilité et flexibilité : optez pour une solution qui peut évoluer avec les besoins de votre entreprise et qui s’intègre facilement avec vos systèmes existants.
- Facilité d’utilisation : une interface utilisateur intuitive et des fonctionnalités de recherche avancée sont essentielles pour une adoption réussie.
- Support et maintenance : vérifiez les options de support technique et de maintenance offertes par votre partenaire pour garantir un fonctionnement continu et sans interruption.
- Coût total de possession : évaluez le coût global, y compris les licences, la mise en œuvre, la formation et la maintenance, pour vous assurer que la solution est rentable à long terme.
En tenant compte de ces critères, vous pourrez choisir un SAE qui répondra efficacement aux besoins de gestion documentaire de votre entreprise tout en garantissant la sécurité et la conformité des archives numériques.
Et la Gestion Électronique des Documents dans tout ça ?
Et oui, vous l’aurez compris, SAE et GED sont deux systèmes de gestion documentaire différent. En résumé, le SAE permet de gérer les documents dans leur état final. Au contraire, le système de gestion électronique de documents permet la gestion de documents actifs et d’archives courantes.
Dans la réalité, cela est un petit peu plus complexe bien entendu. Bien souvent les deux systèmes vont de pair. Pour faire simple, on pourrait aussi dire que le SAE permet de conserver les documents validés alors que la GED est plutôt orientée gestion quotidienne des contenus numériques.
Voici un petit schéma explicatif :
Les étapes de la mise en place d’un SAE
On peut définir le processus de mise en place d’un système d’archivage électronique en 8 étapes :
Étape 1 | Analyse du besoin
Évaluez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de gestion documentaire et identifiez les objectifs à atteindre avec le SAE.
Étape 2 | Choix de la solution
Sélectionnez une solution SAE conforme aux normes, offrant des fonctionnalités de sécurité robustes, une évolutivité et une facilité d’utilisation adaptées à votre organisation.
Étape 3 | Planification de l'implémentation
Élaborez un plan détaillé pour l’implémentation du SAE, incluant les étapes, les ressources nécessaires, et les délais.
Étape 4 | Numérisation et migration des données
Démarialisez les documents papier en format numérique et migrez les archives numériques existantes vers le nouveau SAE. Assurez-vous que les métadonnées appropriées sont ajoutées pour faciliter la recherche et la gestion.
Étape 5 | Configuration du système
Configurez le SAE selon les besoins de votre entreprise, en définissant les règles de gestion des accès, les politiques de conservation, et les procédures de sauvegarde.
Étape 6 | Formation des utilisateurs
Formez les équipes à l’utilisation du SAE pour garantir une adoption réussie et une gestion efficace des documents archivés.
Étape 7 | Vérification et tests
Testez le SAE pour vous assurer qu’il fonctionne correctement et répond aux exigences de sécurité, de conformité et de performance.
Étape 8 | Maintenance et support
Mettez en place un plan de maintenance et de support continu pour garantir le bon fonctionnement du SAE et traiter rapidement les éventuels problèmes.
En résumé, comme tout projet de transformation digitale, la mise en place d’un système d’archivage électronique doit être accompagné. Le SAE n’est pas équivalent à un système de GED, mais il peut être pertinent, en fonction des besoins et du contexte, de mener les deux projets de front. Être accompagné par un spécialiste dans le domaine vous permettra d’avancer sereinement dans ce projet.
