GED et sécurisation de vos flux documentaires
La Gestion Electronique de Documents (GED) permet de créer, indexer, classer, stocker mais le plus important c’est de pouvoir sécuriser ses documents avant de les diffuser.
En effet, la gestion documentaire requière un haut niveau de sécurité surtout que certains documents ou dossiers sont à caractère confidentiel.
A l’ère de la technologie et des cyber-attaques, ce besoin de sécurité devient de plus en plus pressant afin de préserver le patrimoine informationnel de l’entreprise. Comment la GED répond-elle à cette attente de sécurisation des flux documentaires ?
Sécurisation des documents des sites
Grâce à la sécurisation des documents offerte par la GED, chaque site ou service peut avoir accès à sa propre base documentaire. Il est vrai que tous les documents de l’entreprise sont regroupés dans une seule plateforme mais la fonctionnalité de sécurité va permettre à chaque département d’accéder seulement à ses propres documents.
Exemple 1 : Documents financiers confidentiels
Le département financier dispose de documents assez confidentiels. L’accès aux documents sera donné uniquement au responsable financier, aux collaborateurs qui ont travaillé dessus et à la direction générale. La GED va ainsi permettre de gérer le cycle de vie, de classer et de stocker les documents financiers tout en gardant leur caractère confidentiel.
Exemple 2 : Accès du commercial aux documents Marketing
Le département commercial a besoin de certains documents Marketing pour mener à bien ses missions. La GED avec la fonctionnalité de sécurité va donner accès aux documents Marketing à partager avec le commercial. Il est aussi possible de limiter les accès en interdisant toute modification, seule la lecture du dossier sera possible.
Sécurité et droit d’accès aux dossiers et aux documents
La Gestion des droits d’accès des différents types de documents et de dossiers est indispensable dans tout projet de GED. Rien de très compliqué, une manipulation simple pour les utilisateurs. Ainsi plusieurs permissions peuvent-être données par un simple clic sur un dossier :
Lecture
Visualisation des documents
Visualisation du dossier
Création
Modification
Suppression
Les droits d’accès peuvent également être modifiés à chaque étape du cycle de vie du document. Effectivement, chaque collaborateur aura accès à la partie qui le concerne dans le cycle de validation.
Exemple 1 : Documents comme les factures fournisseurs
L’espace dédié aux factures fournisseurs ne peut-être consulter que par les collaborateurs du département financier et les modifications ne peuvent-être effectuée que par le responsable financier et le responsable de la comptabilité fournisseur.
Exemple 2 : Consultation des documents Marketing
Les plans d’action Marketing ne peuvent être modifiés et téléchargés que par le responsable Marketing. Ce dernier donnera la permission de consulter les documents qu’aux collaborateurs qu’il désignera.
Grâce à la Gestion Electronique de Documents, vos dossiers et vos documents peuvent-être gérés en toute sécurité. Vous pouvez donner l’accès uniquement aux collaborateurs censés y accéder. Les droits d’accès sont ainsi gérés selon les départements, les types de documents, les étapes de cycle de vie du document… En un seul clic, sécurisez vos documents !
