Impact de l’implémentation du BPM et de la GED sur l’entreprise

L’avènement de la technologie et la révolution numérique ont fait que l’information générée quotidiennement a explosé. Ainsi, les données auxquelles sont exposées les entreprises n’arrêtent pas de se multiplier. En effet, l’information va doubler chaque année et ce jusqu’en 2020 selon IDC.

Afin d’être compétitif, il est important de tirer profit de tous ces flux d’informations en capitalisant sur l’existant et en partageant avec les collaborateurs concernés pour pouvoir créer et agir en conséquence. C’est pour cette raison que les outils de Gestion Electronique de Documents (GED) et de Business Process Management (BPM) ont un impact non négligeable sur la performance de l’entreprise.

Impact de la GED et du BPM sur l’entreprise

Le couplage GED / BPM en entreprise répond à plusieurs enjeux qu’ils soient stratégiques, opérationnels ou organisationnels.

Enjeux Stratégiques : La mise en place de ces deux outils contribue à la formalisation de la stratégie. Afin d’illustrer cet impact sur l’entreprise, plusieurs exemples peuvent être donnés.

C’est la fin d’année et entant que Directeur Marketing, je suis censé travailler sur les orientations stratégiques de l’année qui suit. Pour ce faire, je dois d’abord analyser tous les indicateurs de performance que je trouve facilement sur mes tableaux de bords sans perdre de temps. Dans ces derniers je retrouve toutes les données issues des processus mis en place grâce au BPM (par exemple : nombre d’opportunité d’affaire, taux de conversion, répartition du CA par produit…). Si j’ai besoin d’un supplément d’informations, j’ai tous mes documents à portée de main grâce à la GED. J’ai donc tous les éléments pour la prise de décision et je peux enfin me concentrer sur l’élaboration des axes stratégiques.

Enjeux opérationnels : Sur le plan opérationnel, la mise en place de l’outil GED et BPM permettent d’agir en toute efficacité. D’une part les managers ont une visibilité sur le traitement des tâches et gardent une traçabilité à travers les différents suivis des indicateurs. D’autre part ils peuvent être agiles en réagissant en temps réel en cas d’anomalie. Voici un exemple de processus opérationnels :

Entant que chargé de contrats dans une compagnie d’assurance, je gère un grand nombre de contrats que je dois créer ou éditer. Grâce au BPM, je me connecte à mon application et remplis simplement les champs prédéfinis dans le formulaire. La mise en page se fera automatiquement.

Ces fonctionnalités me font gagner beaucoup de temps sur mes tâches quotidiennes tout en gardant une traçabilité de tous les contrats réalisés. De plus, je suis plus productif en traitant un plus grand nombre de documents contractuels.

Enjeux organisationnels : Le couplage de la GED et du BPM va permettre une meilleure organisation en interne que ce soit entre les équipes ou au niveau administratif. Ces deux outils vont créer une synergie entre les collaborateurs et favoriser le travail de groupe à travers une communication plus fluide. Comment cela se passe concrètement ?

Je suis en charge de la rédaction et de l’application des procédures dans une usine de fabrication. Grâce à la GED et au BPM j’assure le respect des cycles de validation des procédures (relecture, approbation de la direction qualité …). La diffusion des nouvelles procédures applicables se fait en un clic. De plus je gère facilement les versions des documents.

Le projet GED/BPM permettra de réaliser de la performance. En effet, une bonne gestion de l’information et l’optimisation des processus renforceront la compétitivité de l’entreprise.