De l’intranet à la digital workplace : quels avantages ?
Aujourd’hui, les espaces de communication digitaux sont essentiels dans une entreprise car ils permettent aux collaborateurs d’accomplir et de suivre leurs tâches quotidiennes, de gérer, de communiquer, de collaborer et de trouver l’information qu’ils cherchent afin de prendre les bonnes décisions au bon moment.
Ainsi, l’intranet et la digital workplace sont sur le devant de la scène depuis un moment déjà. Mais que désigne ces termes ? Est-ce le même outil avec un nom différent, ou se complètent-ils ?
Commençons tout d’abord dans cet article par nous pencher sur la définition de ces deux mots.
Qu’est-ce que l’intranet ?
Le terme Intranet est composé de “intra” et de “net”. Intra, dérivé du latin, signifie « à l’intérieur de », « dedans ». Le mot intranet a été inventé et utilisé pour la première fois par un certain Steve Tellen en 1994, dans le cadre de son travail chez la société Amdahl ou il s’occupait de la promotion du site web interne auprès des collaborateurs.
Le terme Intranet est devenu très populaire grâce à sa simplicité et à sa référence à l’internet. Un intranet n’est accessible qu’à l’intérieur d’une entreprise, à un groupe restreint d’utilisateurs.
Un intranet permet notamment aux départements communication & ressources humaines de publier des informations à l’attention des collaborateurs, l’actualité de l’entreprise ainsi que des documents internes (règlement intérieur, fiches de poste, demande de congés, etc.).
Aujourd’hui, les collaborateurs peuvent participer et s’exprimer, notamment en laissant des commentaires ou en participant aux discussions lancées par les administrateurs / éditeurs. On parle alors d’un intranet collaboratif.
Qu’est-ce que la digital workplace ?
Une digital workplace est un espace de travail numérique, où chacun des collaborateurs d’une organisation peut accéder à tout moment et sur n’importe quel support afin de partager des informations et des documents et de collaborer d’une manière fluide et efficace à distance.
La digital workplace est considérée comme une plateforme tout-en-un, un espace virtuel sécurisé, le plus souvent basé sur le cloud, et sur lequel sont regroupés tous les outils dont les employés d’une entreprise ont besoin pour travailler et communiquer entre eux et avec leurs partenaires, fournisseurs et clients.
En effet, une digital workplace est un moyen d’introduire une culture de collaboration et de partage qui permet d’améliorer l’engagement et la motivation des collaborateurs.
On peut donc dire, que la digital workplace est la continuité de l’intranet avec un axe plus fortement collaboratif. La communication évolue vers une certaine transversalité.
De plus en plus d’entreprises font évoluer leur modèle traditionnel d’intranet au profit d’un lieu de travail numérique. Mais quels sont les avantages de ce changement ?
Digital Workplace, quels avantages ?
Dans ce qui suit, nous aborderons certains des avantages du passage à la digital workplace.
Accroître la flexibilité de votre organisation
Grâce à la digital workplace, les entreprises peuvent mieux utiliser les ressources disponibles et permettre aux collaborateurs de travailler de n’importe où. Cette flexibilité accrue peut conduire à une meilleure efficacité organisationnelle et à une meilleure productivité des employés.
Permettre une meilleure communication et collaboration
La digital workplace peut contribuer à améliorer la communication et la collaboration entre les collaborateurs. En fournissant un emplacement central pour toutes les informations de l’entreprise, le lieu de travail numérique permet aux employés de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin, de travailler ensemble sur des projets à travers une multiplicité d’outils.
Améliorer la productivité et l'efficacité
Les employés bénéficient d’une plus grande souplesse et d’une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leur travail. La digital workplace peut contribue à rationaliser les processus et à réduire la nécessité de saisir des données en double. Le personnel peut ainsi consacrer moins de temps aux tâches administratives et plus de temps aux activités à valeur ajoutée. En retour, cela peut conduire à une amélioration de la productivité et de l’efficacité dans l’ensemble de l’organisation.
Augmenter les revenus
Selon une étude d’Avanade, les entreprises ont vu leurs revenus augmenter de 43 % grâce au passage d’un intranet à la digital workplace. L’explication est simple : lorsque vous réduisez les coûts et augmentez la productivité, cela entraîne une augmentation des revenus. Cela est particulièrement vrai dans l’économie actuelle, où les entreprises sont toujours à la recherche de moyens de réduire les dépenses et d’accroître l’efficacité.
Les employés seront en mesure de travailler plus intelligemment et plus rapidement, ils peuvent accepter davantage de projets et de clients. Cela conduit à une augmentation des heures facturables et, en fin de compte, à une augmentation des revenus pour l’entreprise. Par conséquent, cette transformation peut avoir un impact significatif sur les résultats de l’entreprise.
Renforcer le recrutement et la rétention des talents
Afin de rester compétitives, les entreprises doivent être capables de recruter les meilleurs talents. Les candidats d’aujourd’hui attendent des lieux de travail flexibles et modernes. Les outils digitaux peuvent apparaître comme le marqueur d’une entreprise dynamique et dans l’air du temps.
En adoptant la digital workplace, les entreprises peuvent envoyer un message fort indiquant qu’elles sont déterminées à attirer les meilleurs talents et leur offrir les meilleurs outils.
En conclusion ...
Le passage d’un intranet à une Digital Workplace permet de fluidifier et centraliser les usages (communication interne, formation, collaboration, etc.) en intégrant des logiciels ad hoc dans un même environnement digital.
Cette transition permet de simplifier le parcours de l’utilisateur-collaborateur en lui offrant un point d’accès unique vers un espace de travail unifié et ergonomique.
