Intranet RH : les 10 fonctionnalités dont vous ne pourrez plus vous passer !
Dernière mise à jour : 25/01/2024
Quels que soient la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité, vos collaborateurs sont une ressource essentielle. Pour entretenir votre développement, être en mesure de les mobiliser, favoriser leur bien-être et améliorer leur performance représentent des enjeux majeurs.
L’intranet RH, adopté par de plus en plus d’entreprises, peut se révéler être un outil puissant pour fédérer les équipes, faciliter leur quotidien et celui du service Ressources Humaines, booster la collaboration et les échanges. C’est d’autant plus vrai dans le contexte où les modes de travail ont été durablement bouleversés. Il faut désormais être en mesure de maintenir une activité dynamique tant au bureau qu’à distance.
Zoom sur les fonctionnalités indispensables de l’intranet RH !
Accueil des nouveaux collaborateurs
La première impression est souvent décisive ! C’est pourquoi accueillir les nouveaux arrivants dans les meilleures conditions, c’est partir du bon pied avec eux et déjà commencer à les fidéliser.
L’application d’accueil des nouveaux collaborateurs, va permettre de préparer bien en amont la venue d’un nouveau membre dans l’équipe, et surtout d’assurer la coordination entre tous les intervenants impliqués (bureau, matériel, kit welcoming, accès IT, communication interne …). Un must pour un accueil optimal !
💡Notre conseil : faite de cette arrivée une expérience unique et démarquez-vous 😉
Annuaire des équipes
Pouvoir identifier rapidement le bon interlocuteur dans l’organisation et savoir comment le contacter permet de gagner un temps précieux ! Et si l’annuaire est enrichi avec des informations complémentaires c’est encore mieux. Ainsi, si les compétences de chacun sont répertoriées, il devient très simple de savoir auprès de qui aller demander conseil.
💡Notre conseil : pourquoi ne pas ajouter des passions ou activité extra-professionnelles ? De quoi se trouver des intérêts communs et resserrer les liens !
Outils collaboratifs
Pouvoir travailler en équipe et efficacement requiert des outils adaptés. Au bureau, à distance ou en « flex-office », les solutions collaboratives permettent de maintenir la continuité des échanges, assurer la traçabilité, et travailler efficacement. Chat, visioconférence, partage de documents, édition simultanée … la gamme des outils et large, ils sont tous complémentaires et permettent de limiter l’usage de l’e-mail.
💡 Notre conseil : faites de l’intranet le point d’accès central à tous les outils collaboratifs afin d’éviter le recours à des solutions fantômes hors du périmètre de votre service informatique.
Sondages
Pour prendre la température, demander l’avis des équipes, identifier des axes d’amélioration, l’outil de sondage représente bien plus qu’un simple gadget. Il permet d’impliquer vos collaborateurs, les engager dans un projet et, tout simplement, leur donner l’opportunité de s’exprimer !
💡 Notre conseil : le baromètre du moral de vos collaborateurs est un très bon indicateur RH. Alors, n’hésitez pas à leur demander comment ils se sentent et identifiez les tendances.
Actualités et News
L’intranet RH, c’est bien entendu l’outil de communication interne indispensable. Actualités de l’entreprise, veille concurrentielle, tendance du marché, nouveaux clients, nouveaux collaborateurs … C’est par cette plateforme que passeront toutes les informations ! Il faudra toutefois veiller à la régularité de publication pour maintenir l’intérêt des lecteurs … sans trop en faire non plus, pour ne pas les submerger d’informations ! L’enjeu est donc de trouver le bon équilibre !
💡 Notre conseil : pour assurer une bonne adoption de l’outil et qu’il devienne le point central de votre communication interne, il est conseillé d’éviter la communication multicanale (par exemple diffuser à la fois une information sur l’intranet et l’envoyer également par mail).
Entretiens annuels
L’entretien annuel est un rendez-vous clé, tant pour le collaborateur que son manager et les équipes RH. Pouvoir formaliser les objectifs, rendre compte de l’entretien et disposer de tout l’historique à portée de clics constituent le moyen, pour toutes les parties prenantes, d’aborder sereinement l’évaluation.
💡 Notre conseil : sensibilisez les intervenants à l’importance de compléter de façon exhaustive les questionnaires et/ou formulaires. Cela permettra de déclencher les actions adéquates au bon moment et de disposer d’une bonne traçabilité.
Demandes de congés
En période estivale, mais aussi tout au long de l’année, il est indispensable d’assurer la continuité de l’activité. L’organisation des congés est donc un point clé. Digitaliser la demande de congés à travers l’intranet RH revêt de multiples avantages : suivi du solde de congés, respect des cycles de validation, gestion des plannings.
💡 Notre conseil : faites apparaître les congés validés dans votre annuaire. Ainsi, il est simple d’identifier qui l’on peut solliciter ou non sur une période donnée.
Support informatique
Les outils informatiques et digitaux font partie du quotidien de tous aujourd’hui. Mais voilà, il est parfois nécessaire de faire appel à des spécialistes. Pour un dépannage, une création d’accès ou encore un conseil, le service informatique est très souvent sollicité.
La demande de support informatique comporte plusieurs atouts : pour celui qui fait la demande, il est simple de suivre son traitement, revenir sur une ancienne demande pour se rappeler de la solution identifiée ; les équipes IT, quant à elles, pourront notamment affecter les demandes en fonction de leur nature, prioriser les plus urgentes ou encore identifier un problème récurrent.
💡 Notre conseil : faite de l’intranet RH, le point de contact unique avec le support informatique. Cela vous permettra d’éviter la sollicitation directe des équipes et d’assurer une visibilité totale sur les interventions.
Réservation de salles
Arriver en salle de réunion avec son équipe ou un client et trouver qu’elle est déjà occupée … un moment désagréable que la plupart d’entre nous à déjà vécu au moins une fois. L’application de réservation d’espaces dans votre Intranet RH, vous permettra de l’éviter ! A chaque salle son planning et ses disponibilités !
💡 Notre conseil : prévoyez un rappel au demandeur quelque temps avant l’heure de sa réservation. Ainsi, si sa réunion est annulée, il pourra supprimer sa réservation et libérer la salle.
Sortie de collaborateur
Le départ d’un collaborateur fait aussi partie de la vie de l’entreprise ! Et comme l’arrivée, elle mobilise un certain nombre d’intervenants. Qu’il s’agisse du volet administratif, technique ou lié aux services généraux, digitaliser le processus de sortie d’un collaborateur permettra d’assurer une sortie en règle !
💡 Notre conseil : paramétrez des rappels sur les tâches en retard afin de ne rien rater, notamment la désactivation des accès au Système d’Information de l’entreprise.
Vous l’aurez compris, l’intranet RH peut se révéler être un outil puissant pour les Ressources Humaines ! Un des enjeux est l’adoption par les utilisateurs afin que la plateforme devienne le point central de votre communication interne, de la collaboration et des processus de votre entreprise.
Si vous démarrez, il faudra bien entendu y aller progressivement, et impliquer vos équipes dans ce projet pour en assurer la réussite.
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