Intranet, un outil désormais indispensable pour optimiser votre communication interne !

Chaque jour, une masse colossale d’informations arrive dans l’entreprise, il est nécessaire de gérer et de centraliser celle-ci.

La communication interne dans une entreprise est très importante. Elle permet d’informer les salariés sur les évolutions dans l’entreprise, afin qu’ils se sentent intégrés. Un collaborateur informé est déjà en grande partie satisfait, et donc motivé. Il est donc plus productif et plus attaché à l’entreprise.

La communication interne n’est plus réservée aux grands groupes, elle peut aussi bénéficier aux PME.

 Intranet, un outil de productivité

Intranet signifie la mise en réseau d’informations pour la gestion de l’entreprise, idéalement via un portail web. Elle est considérée comme un outil plus passif. Ce dernier est généralement réservé à des moyennes entreprises, notamment pour son coût relativement élevé. Plus qu’informatif, l’intranet permet de rassembler des informations pour les employés.

C’est un outil utile pour informer les collaborateurs de manière réactive, sans devoir attendre la publication d’un support papier. Il est idéal pour transmettre les messages officiels venant de la direction. Certains outils donnent la possibilité de paramétrer des groupes et des workflows de validation, permettant ainsi à plusieurs rédacteurs d’introduire des textes dans l’outil. Ceci peut s’avérer très utile pour une organisation qui cherche à responsabiliser et engager ses employés. Ainsi un plus grand nombre de personnes ont la possibilité de transmettre de l’information avec la garantie au final d’une cohérence via le système de validation.

 Les fonctionnalités de l’intranet

Les fonctionnalités intranet participent à son positionnement. L’intranet peut ainsi offrir une certaine hétérogénéité des applications « métier », mais aussi apporter de la « transversalité ».

En d’autres termes, au regard des finalités générales dévolues aux intranets, on constate que les applications répondent finalement à des besoins fonctionnels de :

• diffusion d’informations : application de gestion de contenu « Content Management Systems », chaîne éditoriale, mise à disposition de documents, etc. ;
• recherche d’informations : moteur de recherche, base documentaire indexée, cartographies, annuaire interne, alertes et veille informationnelle, systèmes à base de connaissances, etc. ;

Les principaux modules qui composent un intranet :

MODULES DE COMMUNICATION

Modules d’information :Edito, news … l’intranet vous permettra de mette à disposition de vos collaborateurs l’actualité et les informations liées à l’entreprise.

Espaces de discussions : proposez à vos collaborateurs des espaces d’échanges interactifs autour de thématiques liées ou non à leur activité.

Sondages : Interrogez ponctuellement ou sur la durée vos collaborateurs.

L’annuaire: Centralisez et offrez un espace unique pour retrouver toutes les informations sur vos équipes.

APPLICATIONS METIERS

Les solutions workflow vous permettent de modéliser des applications sur-mesure adaptées à votre organisation. Ainsi, vous déployez à votre rythme des apps « transverses », par exemples pour la gestion des congés ou la gestion des achats ; ou des apps « metiers » telle que la gestion de la production.

Toutes ces applications sont accessibles via votre intranet. Bien entendu, chaque collaborateur, retrouvera uniquement les apps qui le concernent.

L’intranet devient alors le point d’accès unique à tout le Système d’Information. Ainsi, même les solutions externes (de type ERP ou CRM …) deviennent accessible via cette plateforme.

ESPACES DOCUMENTAIRES

Mettez à la disposition de vos collaborateurs tous les documents qui lui seront utiles et mettez à leur disposition des espaces de partages. Là encore, les accès sont personnalisés.

E-LEARNING

Proposez à vos équipes de se former à distance. Plus besoin de se déplacer dans un centre de formation ou de faire venir un formateur dans l’entreprise…

 Quelques conseils

• Pour la mise en place d’un Intranet on s’appuie en premier lieu sur les besoins des utilisateurs.
• La prise en compte de l’organisation et de la culture de l’entreprise sont des facteurs clés de succès.
• Il faut passer 80 % de son temps en entretien et 20 % en réunion de pilotage. Car les interlocuteurs du projet ne sont pas toujours ceux qui connaissent le mieux l’entreprise.
• Il faut donc vérifier l’ensemble des circuits décisionnels et formaliser des processus qui n’existent pas sur le papier.