Vers une dématérialisation des process RH
Ce que vous devriez savoir à propos de la dématérialisation des Processus RH !
Désormais, la dématérialisation des processus RH offre de nombreux avantages et bénéfices, c’est un projet qui comporte plusieurs dimensions ‘informatique, organisationnelle, juridique, humaine, technique… cette dernière a commencé à afficher de profonds changements à tous les stades de l’entreprise que ce soit pour les collaborateurs du service Ressources Humaines ou pour les collaborateurs des différents départements qui vont être amenés à s’adapter avec les nouveaux outils et les nouvelles procédures et pratiques. Et qui dit changement dit aussi résistance au changement !
Crayonnez votre propre workflow !
Le workflow sert à décrire et retracer les processus de gestion des flux opérationnels et leurs compositions d’où les tâches à répartir entre les différents acteurs mais aussi les délais, les modes de validation, et les informations à fournir à chaque acteur.
De l’entretien d’évaluation du collaborateur à la demande de formation, en passant par la convocation à la visite médicale ou au dépôt de candidature finale, tous ces process peuvent être dématérialisés.
Les processus RH peuvent donc être modélisés sous forme de workflow, c’est-à-dire représentés sous forme d’une suite de tâches structurées, mais la valeur métier est portée par le processus. D’où la notion de processus métier…
Alimentez vos dispositifs documentaires !
Optimiser ses processus métiers en traitant une seule fois l’information (quelle que soit la source) et en la mettant à disposition au bon moment aux bonnes personnes, tel est l’objectif primordial d’une GED. En effet toute entreprise a besoin d’enregistrer ses documents dans le temps et d’avoir la possibilité de les consulter à tout moment et c’est pourquoi il devient de plus en plus nécessaire de gérer électroniquement ses documents dans le but de rendre les documents disponibles aux collaborateurs concernés.
La gestion électronique des documents RH concerne essentiellement le dossier du personnel. Il comporte une dizaine de rubriques dont les documents contractuels (contrat de travail et avenants, mesures disciplinaires), les données personnelles (RIB, copie de la carte d’identité, permis de travail, etc.), le dossier de candidature, les règlements et délégations (charte informatique par exemple), la gestion des temps (arrêt maladie, congé maternité…)etc…
Enfin, nous pouvons dire que la dématérialisation des processus RH s’inscrit dans la tendance de la digitalisation des entreprises. Les Systèmes d’information de gestion des ressources humaines ont permis à la fonction RH de gagner en agilité et en résilience grâce à une réorganisation sur des missions plus stratégiques, tout en simplifiant et automatisant les tâches administratives souvent chronophages et sans réelle valeur ajoutée pour l’entreprise et ce à travers des solutions de gestion des ressources humaines qui ont fortement contribué à la dématérialisation de processus et de documents.
