La dématérialisation et le BPM : Les inséparables !
Les entreprises sont de plus en plus à la recherche de moyens et d’outils qui vont accélérer leur croissance et leur développement sur le long terme. Afin de concrétiser cette vision, il est évident que gagner en productivité et en performance est la clé de voûte tant convoitée. Mais comment y arriver ? Finis le temps où la solution demandait de grandes réflexions et l’adoption de projets complexes. Aujourd’hui des moyens simples d’utilisation et efficaces comme la dématérialisation et le BPM répondent parfaitement aux attentes des entreprises.
Dans ce numéro, nous allons aborder l’intérêt pour l’entreprise de dématérialiser les documents. Nous mettrons aussi en avant l’avantage d’utiliser le BPM dans un tel projet.
Qu’est ce que la dématérialisation documentaire ?
La dématérialisation documentaire c’est le fait de transformer ses documents papiers en documents numériques. A cela s’ajoute les documents dématérialisés « nativement », C’est-à-dire les documents qui sont déjà sous forme électronique (e-mails, documents Word, Fichiers Excel…).
Pourquoi la dématérialisation ?
Souvent liée à la numérisation, la dématérialisation couvre beaucoup plus d’aspects et de domaines stratégiques. Elle permet certes de numériser les documents en passant du support papier au support numérique mais elle contribue également à la gestion documentaire. Ainsi, c’est tout un processus de création, d’indexation, de classement, d’archivage… qui entre en jeu.
Force est de constater que la dématérialisation n’est plus réservée qu’aux administrations et aux grandes entreprises. Aujourd’hui elle devient plus que nécessaire pour toutes les organisations. Quels que soient la taille ou le secteur d’activité, 90% de la mémoire d’entreprise existe sous forme de papier ce qui rend la recherche d’informations fastidieuse. Plus les documents s’entassent, plus le risque de les égarer est élevé. Ainsi, les collaborateurs passent énormément de temps à les chercher plutôt que de se concentrer pleinement sur leur tâche (Voir infographie).
L’objectif principal à travers la dématérialisation est de regrouper l’ensemble des documents d’une entreprise dans une seule plateforme tout en facilitant leur gestion quotidienne et leur partage entre collaborateurs. Grâce à l’outil Gestion Electronique de Documents (GED), les flux des documents sont maîtrisés à travers la gestion de leur cycle de vie et leur traçabilité est optimisée. Chaque collaborateur peut avoir accès au document le concernant. Un système de GED est donc la solution logicielle qui va permettre de gérer, de sécuriser et d’organiser l’ensemble des documents de l’entreprise.
Ceci répond à plusieurs avantages comme le gain de temps, la réduction des coûts, la traçabilité des documents mais aussi un avantage concurrentiel par rapport à l’exploitation de l’information. Effectivement, les entreprises doivent analyser et utiliser à bon escient les informations dont elles disposent.
Pourquoi le BPM ?
Le Business Process Management est un outil complémentaire qui va permettre de modéliser informatiquement tous les processus métiers. L’objectif à travers cette modélisation est de pouvoir réunir tous les processus dans une seule plateforme et de les optimiser tout en assurant les différentes interactions que ce soit entre les collaborateurs ou avec leurs managers. (Plus de détails dans le Livre Blanc « Le BPM, l’Allié Stratégique des Directeurs Métiers »)
Des processus optimisés ont un impact positif non négligeable sur les organisations. Ils se révèleront d’une grande utilité en termes d’organisation et de communication interne. En effet, le BPM permet de gagner en agilité, en réactivité et en performance. En réduisant les coûts et raccourcissant les délais, un gain de productivité est assuré. Il s’agit d’agir plus vite, mieux et à moindres coûts.
Dématérialisation et BPM
Souvent les documents dans l’entreprise ont besoin d’être validés ou consultés par plusieurs personnes simultanément. Par exemple, une facture devra être visée par le directeur avant d’effectuer son règlement, un courrier devra être consulté par des collaborateurs dans différents services. C’est le BPM qui va permettre de suivre ses cycles de validation ou de diffusion avec des documents dématérialisés.
Grâce à la dématérialisation et au BPM, les documents sont à la fois numérisés, classés selon les besoins de l’entreprise, archivés et gérés à travers des processus dynamiques. Ainsi, la Gestion Electronique de Document couplée au BPM contribuera à la création de documents numérisés circulant aisément entre les collaborateurs qui peuvent les gérer facilement.
Avoir accès à l’information en temps voulu, faciliter la communication interne en assurant toutes les interactions nécessaires, assurer une traçabilité des documents, analyser et mesurer les actions entreprises… sont autant d’avantages qu’offre la combinaison entre la dématérialisation et le BPM. Répondant aux enjeux de productivité et de performance, ce sont deux moyens complémentaires qui vont non seulement assurer un système de management plus fluide mais aussi contribuer à stimuler la compétitivité de l’entreprise.
Le principe
Comme précité, la dématérialisation est tout un processus de création, d’indexation, de classement… Le schéma ci-dessous présente d’une manière simple les étapes clés de la dématérialisation.
Avoir conscience de l’importance de la dématérialisation et du BPM est une chose et leur mise en place en est une autre. Afin de réussir l’intégration des deux projets, il est plus qu’important de préparer en amont l’aspect fonctionnel avant de se lancer dans l’aspect purement technologique. Comment entamer les différentes étapes est la question à laquelle nous allons répondre dans le prochain numéro de votre Bulletin BPM.
