Le Bulletin BPM n°11 : Comment optimiser l’organisation des évènements ?

Après avoir consacré le dernier Bulletin BPM à la gestion des opportunités et toujours dans le cadre de notre série dédiée au Marketing, nous vous proposons ce mois-ci un numéro sur la Gestion des évènements.  

Quel est le problème ?

L’organisation des événements est une activité importante en Marketing. Elle nécessite une planification et une préparation assidue impliquant à la fois les collaborateurs du service Marketing, commercial et des services généraux. Et ce pour un évènement que l’on dira “simple” qui n’implique pas forcément de prestataire externe. D’où la nécessité de créer une synergie entre l’ensemble des parties prenantes dans le projet.

Ainsi quel est le service qui assurera l’organisation de l’événement avec le service Marketing ? Qui va se charger de réaliser les supports de communication ? Qui va prendre en charge les aspects logistiques ? Qui va s’occuper du suivi post-événement ? Ce sont les questions que se pose tout manager Marketing.

Il est vrai qu’il est possible de gérer cette panoplie de tâches avec les moyens disponibles tel qu’Excel ou Outlook mais ces outils s’avèrent de plus en plus obsolètes surtout vis-à-vis de l’ampleur de l’événement.

Quelle solution ?

Une bonne organisation en interne aura forcément un impact sur la qualité de l’évènement. Pour ce faire, le BPM constitue un outil apprécié pour la mise en place des processus mais aussi pour la mesure et le suivi des performances de chaque évènement.

Quel processus ?

Afin d’avoir une idée claire sur la gestion des évènements avec le BPM, nous vous présentons un exemple de modélisation qui pourrait être effectuée.

schéma EVENT mini

 
 
 

La personne chargée des évènements va saisir toutes les informations relatives au prochain évènement.

Tous les acteurs concernés par l’évènement vont être notifiés des tâches à effectuer. L’intérêt de l’application réside dans le fait de pouvoir mener plusieurs actions en parallèle. Ainsi, le processus n’est pas “bloqué”.

Un système d’alerte paramétrable permet d’avertir si les tâches ne sont pas traitées à temps.

Un e-mail de confirmation est envoyé quand toutes les étapes parallèles ont été effectuées.

 
 
 
 
 
 

Quels avantages ?

Meilleure communication :

Grâce au BPM, l’information circule facilement entre les organisateurs de telle sorte à éviter toute ambiguïté. Les différents services reçoivent en temps réel tous les renseignements nécessaires au bon déroulement de l’organisation. D’une part le service commercial suit les actions qui ont été réalisées et accède à la liste des invités. D’autre part, le Marketing dispose du contenu de la présentation.

Réactivité :

La modélisation des processus assure une bonne coordination entre les différents services. En effet, un système d’alertes automatiques peut être mis en place, par exemple si les tâches prévues n’ont pas été traitées. Ceci va permettre au manager d’y remédier rapidement en apportant les actions correctives adéquates. Il gagne ainsi en réactivité et en performance.

Mesure et Suivi :

L’organisation des événements est certes importante mais le suivi post-événement et l’évaluation sont un impératif. Il va sans dire que le manager Marketing est tenu de présenter des indicateurs à sa direction générale. Grâce aux tableaux de bord et reporting automatisés, une visibilité est assurée sur tous les événements précédemment organisés. Il est donc possible de remonter facilement les indicateurs clés ainsi que la performance liée à chaque événement.

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