Le Bulletin BPM n°4 La Gestion des Ressources Humaines (partie 2)
BPM & Gestion des Ressources Humaines
En cette rentrée, nous vous proposons de poursuivre notre série de bulletins consacrée à la Gestion des Ressources Humaines. Lors du dernier numéro, nous avons abordé l’intérêt de la modélisation des processus liés au Recrutement. Traitons maintenant un aspect non négligeable : la gestion des plannings.
Faisons un petit « flashback » de quelques semaines … Comment avez-vous géré les demandes de congés de vos collaborateurs avant la période estivale ? Formulaires papiers, e-mails, simples demandes orales ? Et, surtout, comment vous êtes vous organisé pour gérer simultanément de nombreuses demandes et assurer la continuité de l’activité ? Une question encore, comment faites-vous le suivi des soldes de congés de l’ensemble de vos collaborateurs ? Eux-mêmes, comment savent-ils où en est leur « compteur » ?
De nombreuses questions pour lesquelles les réponses seront bien différentes en fonction des organisations, de leur effectif mais aussi des outils mis à la disposition des DRH, des collaborateurs ainsi que de leurs managers.
Abordons donc l’intérêt de l’outil BPM dans la gestion des congés.
Gérer les demandes de congés grâce au BPM
Le premier intérêt de la mise en place d’une application de gestion des congés réside dans la prise en compte de l’ensemble des intervenants du demandeur à la Direction Générale, en passant, bien entendu, par le ou les managers ainsi que la Direction des Ressources Humaines. En outre, l’outil BPM permettra de tenir compte des spécificités de l’organisation et de s’assurer du respect des cycles de validation. Ainsi modélisée, l’application est accessible à toute entreprise, y compris les plus petites.
Comment ça marche ?
Une application en 3 étapes peut déjà apporter à l’organisation une simplification significative de la gestion des demandes de congés. Rappelons, une nouvelle fois, que tout est possible, et que pour chaque cas, une application peut être déployée ; il s’agit ici de décrire un modèle convenant à la majorité des organisations.
ETAPE 1 – Saisie de la Demande
Le collaborateur effectue simplement sa demande en accédant à l’application via le portail intranet de l’entreprise. Il définit le type de congé demandé (congés payés, maternité, maladies, etc.) ainsi que la période souhaitée. Il visualise instantanément s’il a un solde suffisant pour déposer sa demande.
ETAPE 2 – Validation Manager
Le manager est notifié directement par e-mail et accède en un simple clic à la demande. Il lui suffit de la valider ou de la refuser. Il peut également renvoyer la fiche au collaborateur afin d’obtenir des éléments complémentaires sur sa demande.
Avant de valider la demande, le manager peut visualiser instantanément le planning global de son équipe afin de s’assurer de la continuité de l’activité.
ETAPE 3 – Validation RH
La Direction RH dispose de tous les éléments concernant la demande et la valide ou non en un seul clic.
Les informations sont directement mises à jour dans le tableau de bord, et le collaborateur ainsi que son manager sont tout deux informés automatiquement du traitement de la demande.
Et pour les sorties pendant les horaires de travail ?
Dans le même registre, la mise en place d’une application d’Autorisation de sortie trouve son intérêt dans toutes les structures. En effet, il peut arriver qu’un collaborateur ait besoin de sortir durant les heures de travail. Bien souvent, cela n’est pas prévisible à l’avance et se traite sur le moment, au cas par cas. La mise en place d’une application permettra non seulement de répondre à ces demandes instantanément, mais aussi, de les tracer et de pouvoir visualiser la globalité des demandes des collaborateurs, ainsi que de pousser des alertes quand cela s’avère nécessaire.
