Le Bulletin BPM n°7 : Pilotage de l’entreprise avec le BPM
BPM & Pilotage de l’entreprise
Quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité l’entreprise peut (doit ?) mettre en place des outils de pilotage qui lui permettent de suivre et d’améliorer ses performances, et ainsi devenir plus compétitive grâce à des processus optimisés et une réactivité accrue.
L’intérêt de la définition d’indicateurs de performance dans l’organisation n’est plus à démontrer. En effet, définir, suivre et mesurer des KPI en fonction d’objectifs déterminés fait partie du B.A.BA du management d’entreprise et cela est communément admis.
Mais voilà, même si les managers ont aujourd’hui conscience de l’intérêt de ces indicateurs, comment mettre en place un suivi efficace ? Surtout, comment ne pas passer tout son temps à construire des tableaux de bord sans qu’il en reste pour les analyser et prendre les décisions adéquates, et ce, dans le bon timing ?
Tour d’horizon des possibilités offertes par le BPM dans le suivi et le pilotage des activités de l’entreprise…
Quels indicateurs ?
La définition des indicateurs de performance est une étape obligatoire pour toute entité, BPM ou pas. Une littérature importante sur le sujet est disponible, et le web regorge d’articles très intéressants sur cette thématique. Il ne s’agit donc pas ici de dire ce qui l’a déjà été. Quelques éléments à retenir cependant
La définition des indicateurs est indissociable de la stratégie de l’entreprise et des objectifs qui ont été défini.
Des indicateurs à chaque niveau de l’organisation : l’opérationnel, le management et la direction générale ne s’intéressent pas nécessairement aux mêmes indicateurs, même si ces derniers sont liés.
Afin d’effectuer un pilotage proactif, la représentation des indicateurs doit être simple et concise afin que tous les acteurs impliqués puissent les comprendre, et ajuster rapidement les actions entreprises et celles à entreprendre.
Trop d’indicateurs tuent le pilotage ! Il s’agit d’identifier les indicateurs qui sont pertinents, corrélés aux objectifs de l’entreprise, et pour lesquels le décideur ou l’équipe disposent de moyens d’actions. En bref, mieux vaut quelques indicateurs, clairs, réellement mesurables et compréhensibles ; d’autant que de trops nombreux KPI deviendront difficilement gérables, et on perdra alors la réactivité qu’ils sont censés nous apporter.
A quel moment ?
Il n’est jamais trop tard pour mettre en place une méthodologie de management fondée sur les tableaux de bord. Cependant, dans le cadre d’un projet BPM, il est essentiel de définir les indicateurs en amont, afin de pouvoir faire ressortir les critères sur lesquels sont calculés les KPI dans les formulaires et dans les tableaux de bord.
Pourquoi le BPM ?
La mise en place d’indicateurs et de tableaux de bord n’implique évidemment pas l’intégration d’une solution informatique, quelle qu’elle soit.
Mais la mise en place d’applications apporte à l’entreprise de nombreux bénéfices et permet d’allier de multiples avantages. Non seulement, les applications permettent de gagner en productivité sur les divers processus de l’entreprise, de s’assurer du respect des cycles de validation et d’assurer une traçabilité (voir les bulletins précédents pour avoir un aperçu) ; mais surtout la construction du tableau de bord et des indicateurs devient automatique. Et c’est là l’élément clé : en effet, le temps passé habituellement à remplir manuellement un tableau de bord (sur excel le plus souvent), peut désormais être consacré à l’analyse et à l’action ! Tous les éléments issus des différents processus alimentent automatiquement les tableaux de bord et permettent de faire ressortir les KPI sur des périodes préalablement définies. D’autre part, comme mentionné précédemment, chaque acteur dans l’entreprise a besoin d’indicateurs spécifique : les outils de reporting vont permettre de concevoir des tableaux de bord sur mesure en fonction du profil de celui qui les consulte. Ce dernier aura donc une visibilité sur les indicateurs clé pour sa propre activité.
Un outil de pilotage, donc, pour tous les managers, et un formidable allié pour les réunions et revues de direction ! Un simple « extract » permettra de tirer les éléments clés pour alimenter les présentations et réunions de travail.
Un autre élément, et non des moindre, les outils BPM permettent de mettre en place des alertes automatiques. Ainsi, pour prendre un exemple concret, dans le domaine de la qualité, je peux alerter par e-mail mon directeur de production si le nombre de non-conformités dépasse un seuil x ou y. Ce dernier pourra immédiatement agir en conséquence et prendre les décisions qui s’imposent afin de mettre en place les actions correctives adéquates.
Concrètement, ça donne quoi ?
Comme un exemple concret vaut mieux que tous les mots, nous vous proposons 2 exemples de tableaux de bord et de reporting. Il s’agit de deux exemples simples mais tout est possible, l’élément clé à retenir est qu’il faut clairement définir les indicateurs à suivre et analyser afin de paramétrer correctement les tableaux de bords et outils de reporting.
Exemple 1 : MANAGER MARKETING
« En tant que manager marketing, mon indicateur clé est le nombre de leads généré par mon service. Il est également très important pour moi de pouvoir identifier la source de ces leads et ce qu’il deviennent une fois passé au service commercial »
Mon reporting
Mon Tableau de Bord
Exemple 2 : RESPONSABLE COMMERCIAL
« En tant que responsable commercial, je dois suivre le CA réalisé par mes équipes. L’historique des années précédentes me permet par ailleurs d’analyser la saisonnalité et d’affecter les objectifs en tenant compte de ce critère ».
