Les enjeux de la dématérialisation des processus RH
La dématérialisation des documents et des processus RH est une pratique qui révolutionne les modes de gestion du département et répond à plusieurs enjeux de l’entreprise. De l’amélioration de la productivité à l’organisation pointue des processus passant par la gestion des conformités réglementaires, la dématérialisation est le meilleur moyen de faciliter l’accès à l’information et d’optimiser la synergie des équipes RH.
Enjeu N°1 : Optimisation des processus RH
La dématérialisation des processus est une véritable avancée dans l’organisation quotidienne de l’entreprise. Chose qui se traduit également par la réalisation des objectifs stratégiques fixés. Dans votre département Ressources Humaines, vous pouvez tout dématérialiser de la paie à la gestion de carrière, la gestion des plannings, la gestion des congés, l’administration du personnel…
Grâce à la dématérialisation, vous allez non seulement pouvoir faciliter la communication dans votre service comme cité précédemment mais aussi vous concentrer sur l’essentiel et éviter les tâches chronophages. Ainsi, les managers vont se focaliser sur leur rôle de coordination et d’encadrement en accédant en temps réel aux informations critiques telles que le nombre d’absence des collaborateurs, les tâches affectées, les deadlines posés…
Enjeu N°2 : Pilotage de l’activité
Vous êtes directeur des Ressources Humaines et vous êtes amenés à travailler sur des reportings que vous devez remonter à la Direction Générale. La dématérialisation des processus va vous permettre d’avoir accès à des tableaux de bord et des indicateurs générés automatiquement.
Vous allez donc pouvoir garder un œil sur votre activité et réagir par rapport aux anomalies observées. Les indicateurs vont non seulement vous permettre de remonter l’information mais d’ajuster et de prendre des décisions rapides.
ENJEU N°3 : Collaborateurs
Un employé peut effectuer facilement une demande de congé ou tout simplement consulter son bulletin de paie ou encore son parcours de formation. Ainsi, chaque collaborateur a accès à ses données personnelles en plus des fichiers et processus auxquels il est autorisé. Si on prend l’exemple des demandes de congé, le collaborateur va remplir un formulaire en ligne, sa demande sera transmise à son responsable hiérarchique qui va la valider avant qu’elle ne soit transmise à la Direction des Ressources Humaines qui traitera la demande. Ce processus permettra aux collaborateurs de suivre leurs demandes de congé en temps réel. Visualisez la vidéo pour plus d’informations sur ce processus :
Afin de répondre à ces enjeux stratégiques et organisationnels, les entreprises sont amenées à mettre en place les outils de Gestion Electronique de documents qui permettent de dématérialiser les documents et les outils de Business Process Management dont le rôle est d’assurer la dématérialisation des processus selon les besoins du département Ressources Humaines.
