Le Bulletin BPM : Nous répondons à vos questions

Quand on évoque le BPM, il y a des questions qui reviennent plus que d’autres. Nous allons tenter de répondre à certaines d’entre elles. Si vous hésitez encore à vous décider, le Bulletin BPM de ce mois-ci vous fournit les éclaircissements nécessaires.

1. En termes simple, qu’est-ce que le BPM ?

Le BPM est avant tout un ensemble de méthodes permettant de décrire et décomposer des processus métiers en étapes distinctes où sont identifiés les intervenants ainsi que leur rôle (exécution, validation, etc.). L’outil informatique de BPM va quant à lui faciliter la mise en place de meilleurs processus qui vont assurer une agilité et une flexibilité accrue de votre organisation. Il en découle une amélioration de votre performance, de votre productivité, de l’efficacité de votre personnel et surtout une plus grande réactivité. Enfin, le BPM est une technologie, facile à utiliser et pratique dans un contexte de transformation numérique des entreprises appelant à relever plusieurs défis afin de satisfaire et de répondre aux besoins de vos clients.

2. Concrètement, Qu’est-ce que je vais gagner si je mets en place une solution BPM ?

Le BPM  vous apportera plusieurs avantages que ce soit au niveau opérationnel ou stratégique. En effet, votre département bénéficiera d’une meilleure organisation en interne grâce à l’optimisation des processus offrant une synergie et une communication fluide. Concrètement, vos collaborateurs vont intervenir aisément au niveau de la phase qui relève de leurs tâches et fonctions. En même temps, en tant que manager, vous aurez une vue d’ensemble sur tout le processus ce qui facilitera votre prise de décision. Ainsi, une réactivité est assurée permettant de gagner du temps et de garder une traçabilité sur toutes vos actions ou projets entamés. Ensuite, vous pouvez contrôler et mener des actions correctives à travers les indicateurs générés par la solution.

Par exemple, une entreprise dans le secteur industriel a assuré que le BPM a réduit de 50% le temps de traitement de ses demandes d’achat ce qui lui a permis d’en traiter davantage et d’être plus efficace. Retrouvez d’autres exemples concrets en consultant notre livre blanc à ce sujet.

3. Puis-je mettre en place le BPM uniquement au niveau de mon département ?

Bien évidemment, vous pouvez utiliser la solution BPM uniquement au niveau de votre service donc n’hésitez pas à la demander à votre direction si vous en avez besoin et que les autres départements n’en ressentent pas l’urgence. Par exemple, une entreprise peut gérer uniquement le département achat avec le BPM et c’est valable pour tous les autres services. Cette utilisation dans un service, peut servir de « test » afin de déployer ultérieurement la solution à d’autres départements.

4. Puis-je revenir en arrière si je ne suis pas satisfait de mes processus une fois opérationnels ?

Il n’y a pas de fatalité avec le BPM, vous pouvez toujours revenir en arrière dans le cadre de l’amélioration continue de vos processus. Vous restez maître de la gestion et de l’évolution de ces derniers.  Notez qu’avant le déploiement des processus modélisés à l’ensemble des utilisateurs, il est d’usage de prévoir une phase de tests dite de « pré-production » afin d’effectuer les modifications et de proposer une application optimisée à vos collaborateurs.

5. Puis-je modifier moi-même mon processus ?

L’une des caractéristiques de la solution BPM est sa facilité d’utilisation. En effet, les collaborateurs formés à la solution et à la modélisation des processus vont pouvoir effectuer les modifications voulues, et ce, sans développement spécifique. Grâce au studio de modélisation proposé par la plupart des solutions, toute modification se fait rapidement et simplement.

6. Si une modification est effectuée au niveau du processus suis-je informé ?

A chaque fois qu’une modification est effectuée au niveau de la conception du processus, l’ensemble des collaborateurs et/ou managers peuvent être notifiés. De plus, dans le cadre de l’utilisation des processus, les notifications auront pour rôle de faciliter le cycle de validation en fluidifiant la communication. Dans le même ordre d’idée, un système d’alerte paramétrable permet d’avertir le manager dans des cas bien précis comme le non respect des deadlines par rapport à la réalisation de certaines tâches. Il faut dire que le BPM est l’allié de tout manager qui se doit d’avoir un œil sur le déroulement du processus.

7. Est-ce qu’une traçabilité est assurée par le BPM ?

Le fait même de modéliser des processus avec l’outil BPM implique une traçabilité sur l’ensemble des actions réalisées. C’est même l’un des points forts de la solution BPM. Elle vous assure une traçabilité complète vous permettant d’avoir accès aux archives ainsi qu’à leur historique rapidement. En effet grâce aux différents filtres, vos recherches sont plus rapides et minutieuses. Par conséquent, vous accédez à toutes les informations dont vous avez besoin qu’elles soient anciennes ou récentes à n’importe quel moment. Cet avantage est palpable lors de la prise de décision ou de mise en place de la stratégie.

8. Puis-je mesurer les performances avec le BPM ?

Le BPM est l’outil qui a pour objectif essentiel de vous accompagner de la mise en place de vos processus au contrôle et au suivi de votre activité. Donc oui, le BPM a été conçu dans le but de vous permettre de mesurer les performances. La solution met à votre disposition des tableaux de bord et des reporting automatisés comportant des indicateurs clés définis par vos soins. Ainsi, vous évaluez vos performances et vous pouvez entamer des actions correctives d’après les différents résultats.

9. Puis-je connecter ma solution BPM à des applications tierces ?

Si vous disposez déjà de solutions telles qu’un CRM ou un ERP, ceci ne veut en aucun cas dire qu’il n’y a plus de place pour le BPM. Bien au contraire, la solution a la capacité de se connecter à de nombreuses applications tierces. Par exemple, en associant le BPM et l’ERP, vous gagnez encore plus en productivité et vous optimisez davantage vos processus. Il est évident que le BPM ne peut être qu’un avantage de plus pour réaliser de meilleures performances.[/av_one_full][av_one_full first av_uid=’av-2gv3km’]

10. Qui prendra en charge le projet BPM ?

En règle générale, la solution BPM est installée et mise en place par votre fournisseur qui vous accompagne tout au long du projet et étudie avec vous vos besoins avec précisions. Vous pouvez également opter pour la formation de vos équipes IT qui pourront alors modéliser et mettre en place elles-mêmes les processus, assurer la continuité et l’évolution du projet.[/av_one_full]