Optimisez la gestion de votre relation client

Contexte économique difficile, concurrence accrue, canaux de communication divers…La satisfaction et la fidélisation client est loin d’être une mince affaire. Un client insatisfait dont la réclamation n’est pas correctement traitée se tourne facilement vers votre concurrent. Mais pas seulement, il en parle autour de lui (au bureau, sur des forums, à des amis…) ce qui nuit à votre image que vous avez passé du temps à dorer.

Vous pouvez optimiser votre relation client en ayant recours à des outils simples et efficaces. Par exemple, la Gestion Electronique des contrats ou l’extranet client facilitent l’interaction avec votre clientèle.

GED et PROCESS

La relation client est un enjeu majeur et stratégique pour les entreprises. C’est pour cette raison qu’il est plus que nécessaire d’offrir un service de qualité. Pour ce faire, il ne faut laisser aucune action au hasard. Parmi les processus qui peuvent générer le mécontentement : les procédures administratives. Votre client n’a ni le temps ni la patience de vous attendre.

Ainsi pour signer une affaire dans de bonnes conditions, il est primordial de faciliter l’échange des documents dont le contrat client. De la dématérialisation à la Gestion Electronique de documents, vous pouvez maîtriser le processus de gestion des contrats de vos clients en toute simplicité et efficacité.

Voici un exemple de processus de Gestion de contrats client :

Etape 1 : Edition du contrat

Grâce à la GED, vous pouvez créer votre document facilement. Vous avez aussi à votre disposition des modèles prédéfinis que vous pouvez utiliser. Vous pouvez ainsi remplir vos champs directement sans avoir à passer par un document Word.

Etape 2 : Validation par le responsable commercial

Une fois le contrat édité, il est directement envoyé au responsable commercial qui dispose des droits de le consulter. Il peut le valider ou le renvoyer pour modifications. Il est à noter que vous gardez l’historique de toutes les versions de vos documents.

Etape 3 : Impression et envoi pour signature

Le contrat validé, vous pouvez l’imprimer et l’envoyer au client pour qu’il puisse le signer.

Etape 4 : Numérisation et indexation

Le contrat signé est scanné puis indexé pour pouvoir le retrouver et faciliter son exploitation. Vous avez également la possibilité de gérer les droits d’accès.

Etape 5 : Classement du contrat

En fonction des indexes prédéfinis, le contrat est automatiquement classé dans le bon dossier. Vous pouvez le consulter à tout moment et en tout lieu.

Extranet client

Mise à part l’échange administratif, la disponibilité et l’écoute de l’entreprise envers les demandes et les réclamations de ses clients est primordiale. C’est pourquoi, un espace dédié à la communication avec la clientèle constitue un avantage concurrentiel par rapport aux services proposés par vos concurrents.

Grâce à une interface unique et personnalisée qui s’adapte aux contraintes de vos clients, vous pouvez mettre en place un forum, réaliser des sondages, des enquêtes de satisfaction… Vous avez aussi la possibilité d’installer une application de demande d’intervention qui vous alerte automatiquement.

Ces panoplies de fonctionnalités vous permettent de gagner en réactivité et de traiter rapidement les réclamations de vos clients.