Réduisez vos coûts de gestion documentaire
Un seul mot d’ordre plus que jamais défendu par les entreprises d’aujourd’hui : « La rentabilité ». Cet objectif passe forcément par une bonne gestion de l’information de l’entreprise.
Dans ce bulletin BPM, nous allons traiter les coûts liés à la gestion de l’information et plus précisément ceux liés à la gestion documentaire. Agir plus vite, mieux et à moindre coût est un challenge quotidien.
Le capital informationnel représente une mine d’or pour les entreprises qui se doivent de l’exploiter au bon moment afin d’en faire un véritable avantage concurrentiel.
Qu’est-ce qui cause l’augmentation des coûts ?
Tous les départements de l’entreprise sont concernés par la gestion documentaire. Les uns plus que les autres mais il est important de garder une traçabilité de l’information.
Cette gestion documentaire a un coût qui varie selon les méthodes utilisées. Les plus «traditionnelles» surtout celles qui reposent sur le papier amènent l’entreprise à dépenser jusqu’à trois fois plus qu’elle ne devrait. Que dire quand des coûts liés aux documents des différents départements s’accumulent.
Le temps perdu représente la principale raison d’augmentation des coûts et de perte d’opportunité :
Vous cherchez un document, vous ne le trouvez pas et le temps presse. Quelle est la solution ? le recréer ! Au lieu de se concentrer sur une nouvelle tâche, vous reproduisez ce qui existe déjà.
Vous cherchez une information ? C’est urgent et vous n’arrivez pas à la trouver au bon moment. Ce temps perdu vous coûte de l’argent.
Une opportunité se présente ? Vous n’y prêtez même pas attention à cause d’une information stratégique dissimulée quelque part. Ceci représente un manque à gagner pour votre entreprise.
Vous supprimez un document par inadvertance ou vous le perdez en l’enregistrant au mauvais endroit. Cette mauvaise manipulation peut énormément vous coûter.
Vos procédures vous imposent des tâches répétitives (par exemple la gestion de formulaires de demande d’achats ou de congés) ? ceci amène vos collaborateurs à travailler sur des tâches qui n’ont que peu de valeur ajouté. C’est un nouveau manque à gagner pour votre organisation.
Ceci n’est en aucun cas une liste exhaustive. Afin de pouvoir gérer les différents coûts, il est important de d’abord optimiser la gestion des documents.
Comment réduire les coûts liés à la gestion documentaire ?
La dématérialisation des documents et processus vont vous permettre de faciliter la gestion de vos documents plus généralement de l’information dans votre entreprise. Ainsi, la traçabilité des documents, leur accessibilité immédiate, l’automatisation des processus de validation contribuent à un gain de productivité important. Le principe est simple, voici quelques exemples :
L’indexation va permettre de faciliter la recherche. Vous pouvez ainsi assurer une traçabilité. Plus besoin de fournir un effort conséquent de recherche pour des documents qui seront désormais trouvés en quelques secondes.
Le partage et la diffusion des documents donnent accès à tous les documents qui relèvent de votre fonction. Révolu le temps où vous deviez demander l’envoi des documents ou rechercher pendant de longues minutes l’endroit.
L’automatisation des tâches et la validation Electronique de documents accélèrent les processus. Les tâches deviennent plus fluides et sont réalisées plus rapidement. prennent beaucoup moins de temps à les réaliser.
L’espace documentaire commun partagé avec les clients, partenaires et fournisseurs vous permet de faciliter les échanges et de partager des informations à jour en permanence.
Enfin, la Gestion Electronique de Documents permet d’optimiser la gestion du capital de l’information de l’entreprise grâce à des outils répondant à des enjeux de productivité et de performance.
Pour conclure, toute charge qui peut être évitée par l’entreprise constitue un gain potentiel. Grâce à la gestion électronique de documents, vous pouvez réduire vos coûts et vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Les affaires n’attendent pas !
