Top 5 des fonctionnalités d’une GED axée sur la qualité
On l’a dit : la GED (Gestion Electronique des Documents) est un précieux allié moderne de la démarche qualité. Elle permet en effet de tout faire pour, en bout de chaîne, s’assurer que les utilisateurs finaux seront satisfaits, en centralisant les informations et en les mettant à la disposition des collaborateurs concernés. Comment ? Grâce à 5 fonctionnalités pratiques et – déjà – incontournables.
La gestion du cycle de vie des documents
Bien gérer le cycle de vie des documents, c’est s’assurer que les collaborateurs ne consulteront que des éléments (commerciaux, techniques, promotionnels) encore valides au moment où ils les ouvrent. Avec un outil de GED, vous pouvez contrôler et automatiser la mise à disposition et l’archivage des documents. Vous vous assurez qu’aucune erreur ne sera commise parce que la mauvaise version d’un fichier aura été ouverte !
La création d’un historique des opérations Qualité
En matière de démarche qualité, la GED permet de capitaliser sur votre savoir-faire. En effet, vous serez en mesure de créer un historique des opérations, afin de répondre avec précision à toute sollicitation, qu’elle émane d’un organisme contrôleur ou d’un client.
Résultat ? Vous réduisez les pertes d’information liées à la circulation d’information sur papier. Vous parvenez plus vite à la bonne information, via un système de classement et d’organisation dynamique des documents qualité, même les plus sensibles. De même, vous créez votre patrimoine documentaire, en favorisant la sauvegarde des éléments sensibles.
Le rattachement des données à l’ERP ou au CRM
La démarche qualité fait partie intégrante de la vie de l’entreprise. Elle en est même une composante essentielle, attestant que les produits proposés correspondent bien aux besoins des clients et des utilisateurs finaux !
A ce titre, les données issues de la démarche qualité se doivent d’être rattachées à l’ERP ou au CRM de l’entreprise. Celles-ci peuvent en effet être précieuses pour l’ensemble des collaborateurs, comme les commerciaux par exemple, ou les techniciens de maintenance. Avec un logiciel de GED, ce rattachement est automatique, et les informations circulent mieux !
La collaboration avec les clients
Le client est au centre de la démarche qualité. Avec la GED, vous pouvez naviguer, en toute convivialité, dans le référentiel documentaire. Vous lui apportez de la visibilité sur vos Process et sur les prochaines étapes de votre production, voire sur les actions correctrices lancées. Vous pouvez même diffuser vos informations depuis votre outil, afin de renforcer la confiance que vos clients vous accordent ! Notez, enfin, que vous pouvez contrôler les droits de gestion et de consultation des différents éléments : vous restez maître de vos documents.
La production collaborative des documents
Annotation, modèles, transferts… Avec la GED, les documents liés à la qualité peuvent être produits collectivement de manière digitale. En supprimant l’étape « papier », vous gagnez du temps et de l’efficacité et mettez en place un circuit de validation documentaire (avec un gain de temps de l’ordre de 30%). Les éléments arrivent entre les bonnes mains plus vite, et en repartent avec la même célérité, pour la plus grande satisfaction, in fine, des collaborateurs !
Incontestablement, avec la bonne application, la GED en matière de démarche qualité prend une toute autre ampleur et trouve une efficacité redoutable !
