Qu’est-ce qu’un digital workplace ?

Le digital workplace, aussi appelé lieu de travail numérique, est un concept qui décrit comment la technologie crée de plus en plus un équivalent virtuel du lieu de travail physique et comment cette tendance permet aux entreprises de repenser les processus traditionnels et accroître ainsi l’efficacité.

   Outils et techniques

Le concept de lieu de travail numérique englober techniquement toute entreprise utilisant des ordinateurs et logiciels, mais le concept global utilise les dernières technologies de pointe pour aligner les personnes et les processus métier afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Cette initiative numérique facilite le travail du collaborateur et améliore son expérience. En plus, elle permet une plus grande efficacité de diffusion de l’information, soit par courriel, ou via le partage de fichiers dans le nuage, avec des contrôles et fonctions de conformité supplémentaires, facilitant ainsi l’accès aux ressources via un accès unique.

   Avantages concrets

En pratique, le passage au numérique répond à chaque besoin en repensant les processus, offrant ainsi le potentiel de l’automatisation ainsi que d’autres innovations générant des gains et économies à l’organisation. Par exemple, un bureau d’inspection environnementale pourrait remplacer ses rapports traditionnels par des applications qui permettent aux inspecteurs de produire et classer les rapports à distance, instantanément, grâce à des appareils mobiles. Cela élimine le traitement physique des rapports et permet au bureau d’accueil de les voir plus rapidement et répondre instantanément lorsque l’inspecteur est toujours sur place. Le logiciel de gestion peut ensuite transmettre le rapport au référentiel approprié, au lieu de passer par un processus de classement physique.

Une fois que le rapport ait atteint son but, il peut être archivé électroniquement, plutôt que comme document dans un classeur encombrant les biens immobiliers. Les initiatives sur ce milieu peuvent également bénéficier aux efforts de veille stratégique, car la plupart des processus numériques créent automatiquement un enregistrement d’activité, qui peut être intégré dans les modèles de visualisation et d’analyse des données pouvant aider à mesurer l’efficacité des opérations.

Un autre avantage potentiel de ces lieux de travail est de permettre aux entreprises de réduire leur empreinte physique, car les processus tels que le stockage de documents et la collaboration entre intervenants deviennent de plus en plus facilités virtuellement, grâce à la technologie numérique, qui est au cœur d’un milieu de lieu de travail numérique.

   A retenir

1. Le digital workplace est une (r)évolution de l’intranet traditionnel ;
2. Le digital workplace doit impérativement améliorer l’expérience collaborateur ;
3. Le digital workplace doit garantir un accès unique pour chaque collaborateur ;
4. Le digital workplace doit s’adapter aux besoins de chaque collaborateur et non l’inverse ;
5. Le digital workplace sous-entend de faciliter la recherche de l’information ;
6. Le digital workplace passe d’abord par la dématérialisation des processus ;
7. Le digital workplace favorise le travail collaboratif ;
8. Le digital workplace repose sur des échanges et interactions personnalisées et pertinentes ;
9. Le digital workplace réponds aux besoins multidisciplinaires des collaborateurs ;
10. La digital workplace repense l’organisation est met le collaborateur au cœur de sa plateforme.